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奥 国 际 商 务 文 秘 09英语涉外文秘赵婷 UNIT1 Being a Secretary 1.1秘书的职能 秘书被国际秘书职业组织定义为：在没有直接领导的情况下能负担起责任的掌握一定的办公技能，且具有创新精神以及判断力，可以在职权范围内做出正确的决定的行政助手。 然而一直以来，秘书仅仅被认为是一个负责记录以及固定行政管理管理的公仆。近五十年来，秘书这个职业的地位发生了很大的改变。随着大多数重复性工作被办公技术代替，今天的秘书更多的从事着关于行政和监管的工作。这或许会使她成为整个团队的秘书而不仅仅是一个人的秘书，同时也会让她的工作更有趣也更有挑战性。职责取决于秘书的个人能力与品质，以及她对于所效忠机构的认识，以及公司对于秘书的提升态度。 本书将会详细阐述秘书的工作职能，日常工作流程，数据信息处理，交流工具，相关的财务知识以及其他所需工作能力以及常识。 1.1.1秘书的职责 负责处理文书工作以及行政工作的秘书需要有效的协调整个办公室。 秘书要提交并协调办公室的日常工作安排。他们同样需要确定给员工传达了正确的工作指令。秘书需要做各个部门以及公司的工作。他们一天中的大多数时间都在处理各种信息。接听电话并把信息告诉来电者，同时也转接电话传达留言，安排各种会议，包括跨城的会议安排。秘书会以不同形式和其顾客进行合作。在有些公司，他们不仅需要与顾客签订合同甚至还会为顾客提供其他类型的服务。 秘书需要准备以及使用纸质的和电子的文件。他们需要从修改文件并从中提取出来信件和新的文件，同时也需要做好会议记录，创作各种信件以及备忘录，从各种资源中找到所需数据。为了完成这些工作，秘书一般都用电脑文件。来记录以及修改数据。很多公司同时也保存部分数据的纸质版本，这就需要秘书在保存和处理这些数据时有很高的效率。 在很多公司，自动化设备在一定程度上解放了秘书让其投入到其他新的工作中。他们或许会在电脑上完成检索以及报告，运用基本数据处理软件主持项目。在一些大公司，秘书通常会使用电脑记录提供的服务。 秘书运用很多种办公设备辅助其工作，比如传真机、复印机、完整的电话系统。他们通常情况下会使用完善的电脑软件来完成空白表格的程序或者桌面的打印。通过现代办公技巧的帮助，经理以及执行者通常可以自己完成他们所需的文字处理。这些公司的秘书通常需要协助多位专业员工像一个工作团队一样完成工作。 如下是一个秘书的典型工作流程实例 职位描述 职位名称：秘书 上 司：公司经理 职位简述： 主要负责日程安排、回复来电者、记录会议、减轻员工的工作压力、其次是行政职能和商务沟通。 主要职责： 运用文字处理器记录翻译会议记录，正确排版并做好总结记录。 用电脑系统传送商务邮件。 接受处理往来邮件，在工作结束之前处理老板发出去的邮件。 接待来访者。 接听来电，用电邮电报发送信息。 记录老板工作日记，安排他的会议以及约会，帮助其安排他的日程确保他的时间充分有效利用。 安排老板的出差行程。 确保所有通信需求能在需要的时候处理的了，所有记录准确归档以便需要取回的时候迅速精确取回。管理一个有效的后续系统。 组织参加会议。 组织公司运行，弄好装饰以及统计数据 提供所需信息，运用文字广播电视数据处理基础系统以及参考书目。 管理公司经理的现金，银行业务变迁和消费发票。 监督评估员工工作以及培训，工作分配，评估记录以及申诉过程。 按要求组织会议和特殊事件。 管理协调员工的办公用品和办公材料 遵守公司关于健康安全的规定。 执行指派的任务 知识、技能以及能力 了解现代办公过程以及办公工具包括电话、办公系统以及保存记录 了解现代商务会谈，包括说话方式、公务信件的格式、会议记录以及报告 能够使用个人电脑和各种办公软件 每分钟的打字速度为50单词 可以分清紧急情况，独立完成工作，在没有监督的情况下完成工作目标 有能力处理解决日常问题 所需经验以及资格 秘书或者行政工作相关专业的学位 俩年的相关经验 同等的学历以及资历 特殊要求 可以在节假日和周末应老板要求加班工作 1.1.2学术以及专业需求 大多数秘书工作都是在办公室完成的，因此掌握先进的办公设备的操作技术可以更加有效的完成各类工作。对于一个想要成长为更加职业的秘书来通常上来说，她应该跟上此领域以及商界的发展。 1．1．3个人能力 一个高效的秘书同时也应该是一个优秀的组织者。她需要能正确行驶自己的权利，安排好老板的日程，这样雇主可以有效的利用其时间。 除此之外，与同事友好相处也是一个必须的技能，尤其是需要监督员工工作的时候，它就好比每日工作的润滑剂。 还应有其他必须的个人素质，如：处世之道、忠诚、判断力、常识以及首创精神。 更加重要的是，对于经手的文件信息完全保密是与一项特别重要的能力，尤其要能抵制各种诱惑保证事情顺利进