高级文秘培训课程.ppt

如何打造成为五星级秘书/助理 课程总览 初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作 主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作； 初级秘书/行政助理/文员：具备的能力 观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力 中级秘书/助理/文员：分担上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 中级秘书/助理/文员具备的能力 沟通及正确处理问题能力 协调能力 组织能力 观察能力 口头表达能力 操作能力 领悟能力 写作能力 编辑校对能力 审美能力 高级秘书/助理/文员：管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求 高级秘书/助理/文员具备的能力 沟通能力 交际能力 协调能力 分析能力 组织能力 协助决策能力 观察能力 阅读概况能力 口头表达能力 操作能力 领悟能力 写作能力 编辑校对能力 审美能力 常见的角色错位 1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 1、塑造良好的个人形象 形象的作用： 个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度 企业角度： 1、塑造企业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度 启示： 礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的人往往会通过你表 现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪在人们眼中已成为判断一个人品格优势的 标准。 2、基本商务礼仪 4、电话礼仪（3）接电话的流程： ◇接听电话 原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！ 原则二：你的态度代表上司和公司的态度 ◇ 主动报出自己的姓名和职务 公司 部门 个人 （5）记录通话内容 1、…… 2、…… 3、…… 4、…… 5、…… 有约接待 无约接待 1、接待准备 1、热情接待 2、热情接客 2、了解情况 3、礼貌引导 3、合理分流 4、室中工作 4、礼貌相送 1、步行礼仪 并行 两人走路时， 高于 ； 多人走路时， 高于 ； 单行 高于 ，把 让给客人 不明方向的要带路 2、乘车礼仪 上车、下车 座位次序 出租车、开私家车、专职司机 注意事项 背入式 小轿车：主人开车时的座位次序 越野车：副驾驶上座，视野和舒适性最佳，车的地盘高安全，后排颠簸 乘火车时的座位次序 3、电梯礼仪 一、收集来宾资料 1、来宾的基本情况 2、来宾来访的目的和意图 3、来宾抵达和离开的具体时间及日程安排 二、