会计档案管理及保密细则.doc

会计档案管理及保密细则 财务部内部文件保密细则 为了加强会计档案的管理，统一会计档案工作制度，结合本公司的《保密制度》，特制定本细则。 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。 会计档案是本公司的重要档案之一，其相关资料文件均属于公司保密的范畴，所有会计档案均定为机密或以上级别。 每年形成的会计档案，均由本公司财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装订成册。 当年的会计档案，在会计年度终了后，暂时由公司财会部门派专人兼职保管一年。期满之后，由公司财会部门编造清册移交本单位行政人事部的机要秘书保管。 财会部门档案兼职保管员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交行政人事部机要秘书。机要秘书必须按期点收，不得推诿拒绝。 机要秘书接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，须会同财会部门档案兼职保存管员共同拆封重新整理。 会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时严格执行公司的《保密制度》，不得随意堆放，严防毁损、未经批准复制及丢失和泄密。 会计档案向外单位提供利用时，档案原则上不得借出，如有特殊情况需要，须报公司有关领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。 借阅、复印会计资料的审批手续 当年会计资料的审批手续 会计凭证由财务部经理审批； 部门费用报表报财务部经理审核经分管副总批准； 帐本、会计报表报财务部经理审核经总经理批准； 软盘、光盘储存的会计资料报财会部经理审核经总经理批准。 历史会计资料（除当年会计资料）的审批手续 所有会计资料报财务部经理审核经公司总经理批准。 会计凭证的修改，必须将会计凭证的填制日期、凭证号、会计科目及其相关内容清楚地填入表一（见附表），并报经财务部经理批准，严禁擅自修改会计资料。 财务人员需要使用会计凭证和会计报表时，凭表二（见附表）报经财务经理批准。 公司其他员工需要使用会计资料时，必须报经公司。总经理批准 各种会计档案的保管理期限，根据其特点，分为永久、定期二类，定期保管期限为3年、5年、15年25年四种，详见附表中的表三。 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 会计档案保管期满，需要销毁时，由公司财会部门提出销毁意见，会同行政人事部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报经公司领导批准。 按规定销毁会计档案时，应由公司财会部门和行政人事部门以及市财政部门共同派员监销。 监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。 财会部人员应当保守本公司的商业秘密。除法律规定和公司领导人同意外，不能私自向外界提供或者泄露本公司的会计信息。 公司财会人员违反职业道德及保密规定的，按公司《保密制度》追其责任。 档案保管理期限表 顺序号 档案各称 保管期限 备注 一、会计凭证类 1 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 15年 其中：涉及外事和对私改造的会计凭证 永久 2 银行存款余额调节表 3年 二、会计帐簿类 3 日记帐 15年 其中：现金和银行存款日记帐 25年 4 明细帐 15年 5 总帐 15年 6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存5年 7 辅助帐簿 15年 8 涉及外事和对私改造的会计帐簿 永久 三、会计报表类 9 主要财务指标快报 3年 包括文字会析 10 月、季会计报表 5年 包括文字会析 11 年度会计报表（决算） 永久 包括文字会析 四、其它类 12 会计移交清册 15年 13 会计档案保管清册 25年 14 会计档案销毁清册 25年 会计档案借阅复制申请表 申 请 人 日 期 会计资料 名称 会计资料 月份 凭证日期 凭证号 用 途 会计档案借阅、复制申请表 申 请 人 日 期 会计资料 名称 会计资料 月份 凭证日期 凭证号 用 途 会计凭证更正申请表 申 请 人 日 期 更正原因 更正内容 原会计凭证 日期 凭证号 会计科目 摘 要 借： 贷： 更正后会计凭证 日期 凭证号 会计科目 摘 要 修改内容 借： 贷： 会计凭证更正申请表 申 请 人 日 期 更正原因 更正内容 原会计凭证 日期 凭证号 会计科目 摘 要 借： 贷： 更正后会计凭证 日期 凭证号 会计科目 摘 要 修改内容 借： 贷：