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文件控制程序 文件编号：SHEMS/XH—CX01 版 本 号：A0 实施日期：2006-09-18 1 目的 确保与一体化管理体系相关各场所使用的文件有效、适用。 2 范围 适用于对一体化体系有关的文件和资料进行控制。 3 职责 3、1 总经理负责管理手册和程序文件的批准。 3、2管理者代表负责组织管理体系文件的编写，负责审核管理手册、程序文件和工艺、作业类文件。 3、3 办公室负责文件的发放，更改控制和管理。 3、4 各相关部门负责本部门的工作文件（第三层文件）的编写和审核及各类资料的保管。 4 工作程序 4、1 文件及资料分类及编号 4、1、1文件及资料分为如下几类： 管理手册； 程序文件； 作业文件； 记录表格。 外来文件 4、1、2体系文件及编号如下： 管理手册 ×××MS/XH—SC 程序文件 ×××MS/ XH—CX—序号 作业指导书及管理类文件 ×××MS/ XH—ZY—部门—序号 记录表格 ×××MS/ XH—JL—部门—序号 外来文件采用原来的编号。 另外，各个部门代号分别为： BG—办公室的汉语拼音缩写 GY—供应部的汉语拼音缩写 XS—销售部的汉语拼音缩写 DL—动力部的汉语拼音缩写 SC—生产部的汉语拼音缩写 SB—设备部的汉语拼音缩写 ZJ—品管部的汉语拼音缩写 CW—财务部的汉语拼音缩写 CK—仓库的汉语拼音缩写 4、1、3 外来文件和资料是指适用于本公司，和本公司使用的国家法律、法规、各类标准和顾客提供的技术要求等。 4、1、4 受控文件是在一体化管理体系运行各相关场所使用的文件，非受控文件是其他场所使用的，发放后不再负责更改控制。 4、2 文件的编写、收集 4、2、1 管理手册和程序文件由管理者代表组织熟悉各项工作和有一定文字表达能力的人员编写。 4、2、2 生产部负责组织相关部门编写技术文件，包括产品标准、物资采购标准，工序操作规范，设备管理维护和操作规范，技术教育等。 4、2、3 工作文件（第三层文件）、记录表格，由各使用主管部门负责组织编制。 4、2、4 外来文件的收集 4、2、4、1该项工作应由品管部和办公室负责进行，可以从网络直接获取相关的法律、法规、政策条例等。每月品管部至少登陆一次行业主管部门的网站，了解其发布的信息、动向等，如有需要应从网上直接下载所需资料。如果不能下载或信息不完整时，应及时电话联系相关部门，了解获取完整信息的方式。 4、2、4、2有关于安全生产的行业法规、标准，由品管部向相应主管部门索取，如可行，可以从网上直接下载。如果获取的渠道不够畅通，品管部应及时将该信息报告管理者代表，由其采取措施，以确保及时获得相关资料。 4、3 文件和资料的审批 4、3、1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。 4、3、2形成文件的程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 4、3、3产品销售文件由销售部领导审定与批准，必要时经总经理批准； 4、3、4作业指导书、工艺规程、检验规范、规定、标准和管理办法等由各主管职能部门领导编制，经管理者代表审核，总经理批准。 4、4 文件和资料的发放和管理 4、4、1文件和资料由办公室统一归档，每份文件必须填写《文件归档登记表》并建立台帐。文件的各归口部门由部门负责人担任文件管理员，负责文件的管理工作。 4、4、2 受控文件的首次发放由办公室管理员填写《文件领用（留用）申请表》，经管理者代表批准后，按批准范围发放文件。 4、4、3 文件领用人在《文件收发记录》上签名领取。文件管理员应在文件上加盖“受控”印章并标明分发号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。分发号编号为：部门代号—顺序号。 4、4、4 第三层文件使用场所必须做好受控标识并做好登记，便于追溯使用的表格和记录可不盖章。 4、4、5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。 4、4、6 当文件出现错误（非正常的使用损坏）时，如缺页、漏字等，属于普遍性的问题，开出《文件更改通知单》，对所涉及的内容进行修改。属于个别错误，则由出现错误的部门到文件管理部门办理更换手续，交回原文件，补发新文件。 4、4、7 各部门对作废文件需要作为资料保存的必须提出申请，首先填写《留用申请表》由办公室负责人批准后加盖“存档”章才能保留。 4、4、8 因工作需要借阅文件和资料，须填写《文件借阅（复制）记录》方可办理借阅手续。 4、5 文件和资料的更改 4、5、1 文件需要更改时，应由文件更改提出人（一般为原拟定者）或文件更改部门的负责人填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要的更改（技术参数，改后涉及面广，影响长远的），还应附有充