行政机关公文主题词标引方法探讨.docVIP

行政机关公文主题词标引方法探讨 《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项明确指出：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。”现行主题词的标引主要依据国务院办公厅发布的《〈国务院公文主题词表〉使用说明》，但是没有具体的实施细则，所以对行政公文主题词进行标引时容易出现一些问题。笔者对此进行了整理，现提出以与诸位同行进行探讨交流。 一、主题词、主题词表的含义 主题词又叫关键词，是一些以概念为基础、规范化的、具有组配性能并可显示词间语义关系的词或词组。公文中的主题词是指最能表达公文的内容、特性并经过规范化处理的名词术语。 主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的名词术语，按照一定的排列所组成的规范化动态词典。行政机关的《公文主题词表》是为了适应机关办公现代化的需要，便于计算机检索和管理公文，为公文主题进行标引与检索而编制的一部术语控制工具。除专业性较强的部门有自己的主题词表外，通常使用的主题词表有《国务院公文主题词表》和《河南省公文主题词表》（以下简称《公文主题词表》）。 二、几类常见的错误标引 （一）简单地切分标题或将公文主题概念进行简单处理。如：《某省国土资源厅关于发布〈矛盾纠纷排查调处制度的通知〉》主题词为：国土资源 矛盾纠纷排查调处 制度 通知。这种错误是由于对主题词的定义和作用不明确，只是盲目使用主题词造成的。 （二）标引目的不明确。一些行政公文在标引主题词时力求全面概括公文主题内容，忽视了分类检索功能。行政机关主题词标引的目的在于对公文进行分类，便于检索；而党的公文主题词标引的目的才是重在揭示、反映公文的内容。这种错误常出现在一些议事协调机构和临时机构的文件中。 （三）类属词与类别词使用不规范。出现这种错种的主要原因是对公文的内容分析把握不到位，转换不全面，弱化了分类功能。一种情况是类别判断不准，类别词使用错误。比如：《某市人民政府办公室关于成立阳光政府四项制度领导小组的通知》，主题词为：行政事务　制度　机构　通知，其类别词“行政事务”使用错误。因为这份公文的主题是成立了领导小组，所以应使用“机构”词目。另一种情况是类属词与类别词使用混乱。如《某县人民政府办公室关于做好2009年政府法制宣传工作的通知》，主题词为：法制　宣传工作　通知。“法制”这一词目属于类属词，不能做类别词用，应改为类别词“宣传”。 （四）自造词目使用错误。一种是对上行文时使用自造词目，另一种是下行文使用了过多的自造词目或者没有在自造词目后加注“△”符号。 （五）主题词放置顺序混乱。主题词的标引有一定的顺序要求，通常按主体、通用、空间、时间、文种等要素依次排列，不能随意变更。比如《某自治区质量技术监督局关于2009年度第二期质量工程师继续教育培训的通知》，其主题词标注为：2009年度　质量专业　继续教育　通知，其“2009年度”放置顺序错误，应改为“2009”，放置在“通知”这一词目的前面，或者去掉不用。 二、正确的标引方法 （一）主题词表的体系结构。《国务院公文主题词表》共有15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表内容为中国和世界行政区域规范名称。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类，只作为划定主题词词目类别的区域，便于查找、使用词目，如“12　秘书、行政”类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类。如“12　秘书、行政”下的“文秘工作”、“行政事务”等。第三层是类属词，如“公文”、“行政”等。第二层的类别词和第三层的类属词统称为主题词，用于公文的标引。 （二）标引规则。 1．数量要求。公文主题词一般少于3个，不多于5个词目。 2．标引顺序。先标类别词，再标类属词，最后标文种。标类属词时，应先标反映公文内容的词，再标反映公文形式的词。如果需要标引地区、时间、人名等词目，应放置在反映公文内容的主题词后、反映公文文种的主题词前，并且要按照地区、时间、人名的顺序排列。比如《国务院关于西安市城市总体规划的批复》，主题词为: 城乡建设　城市　规划　陕西　批复，其中“城乡建设”为类别词，“城市”、“规划”、“陕西”为类属词，“批复”为文种；“陕西”作为地区，放置在文种的前面。 如果一个公文有两个以上的主题，主题词的排列次序要按公文内容出现的先后次序进行排列。 3．选用词目应坚持“宜宽不宜严”的原则。如果没有与主题概念相对应的主题词，可选用相近或直接上位主题词标引。 4．如果无适当的主题词标引，可选用《公文主题词表》以外的词目进行自由词标引。自由词标引应遵循如下规则：所选词目应具有较强的检索功能和组配功能；应做到词形简单、概念明确；在自由词后应加“△”标记，同时在其前面标引出相应的上位主题词。 （三）主题词标引步骤。 1．分析公文，提炼出公文的主题概念。分析公文的目的，在于了解公文的主要内容和发文