绪论 秘书理论与实务.ppt精选.pptVIP

* * * * * * * 秘书理论与实务 思 考 1.秘书实务学的是什么？2.秘书实务的学习要求？3.秘书实务的学习目的和学习效果？ 案例导入 简单的工作不简单 女秘书工作———典型的一日 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她说：“我所担负的责任较重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。“ 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。 苏珊的一天工作详记 (办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟)。 8：30? 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。 8：55? 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放人签 名卷夹中，置于惠特经理案头。(信件宜如此慎重处理，以免他人窥视) 9：15? 拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办公室，嘱我到他办公 室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。 向惠特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训练，一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。 惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。 9：50? 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。 捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。 10：10? 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征 信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。 10：20? 回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分 身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支帐的方法。杜娜小 姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、 推销员所报费用数字的核 实等，一一交待。 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责。 10：40? 开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理打印推销业务会议议程表， 因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几 天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们)。 11：10? 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通 私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好 应带的公事包。 11：15? 回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议??? 提前到2点钟。惠特经理应 带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。 征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。 与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也做札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。 11；45? 整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。惠特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的案头始终准备好一本笔记簿。翻在空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正。并置于惠特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中