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机关公文写作基本要求暨常用文种写作 张　　勇 　　　　　2011年7月 一、什么是公文 公文，就是公务文书。 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 《办法》第二条的定义 从涵义来说，公文是法定机关和组织╱按照特定格式并经过一定处理程序制发的╱用以传达意图、沟通情况、解决问题、记录事项的文字载体。 二、制作公文的基本要求 首先是要求做到“规范化、制度化、科学化”，这是对公文制作和处理过程的总体要求。 其次是要求“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。 再次是要求“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全”。 三、公文的种类 公文的种类，通常称“文种”。不同的机关、团体、单位，由于工作性质、工作职权、工作内容、行文对象等有所不同，使用的文种也不同。行政机关的公文种类有： 《办法》第二章把行政机关的公文分为13种：一、命令（令）；二、决定；三、公告；四、通告；五、通知；六、通报；七、议案；八、报告；九、请示；十、批复；十一、意见；十二、函；十三、会议纪要。 公 文 的 种 类 (一)命令(令) 适用于县级以上人民政府依照有关法律、法规公布规章和实施法律、法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。地方各级人民政府工作部门不使用此文种。 (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公 文 的 种 类 (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (五)通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印发本机关和重要规范性公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 公 文 的 种 类 (六)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (八)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 公 文 的 种 类 (九)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 公 文 的 种 类 (十三)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。 四、公文的格式 《办法》第三章第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成”。 公 文 的 格 式 按照《国家行政机关公文格式》标准定义： （一）眉首：份数序号，秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人共6个要素。 （二）主体：公文标题，主送机关，公文正文，附件，成文日期，公文生效标识，附注共7个要素。 （三）版记：主题词，抄送，印发机关和印发时间共3个要素。 公 文 的 格 式 上行文格式： 天头(上白边)37ｍｍ±1ｍｍ 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80ｍｍ 3号黑体 3号黑体 0000001 机密★××年 订口(左白边)28ｍｍ±1ｍｍ 特急 发文机关标识字号：14ｍｍ×21ｍｍ 陕西省人民政府文件 3号仿宋