UFZXSSU803PU采购管理用户手册.doc

北京英斯泰克视频技术有限公司 操 作 手 册 手册名称： 采购业务应用操作手册 适用部门： 采购部门、多媒体部门 编写人员： 项目组 编写日期 2003年5月16日 对口支持 业务 采购部门 张国桢 业务问题、操作问题 多 媒 体 董 欣 业务问题、操作问题 总 调 室 沈 恒 业务问题、操作问题 技术 财 务 部 白晓宇 软件问题、错误提示 计 算 机 网络、硬件、系统故障 目 录 一、部门职责： 2 二、部门岗位划分： 2 四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程： 3 五、部门日常业务系统处理： 4 5.1、日常业务类型的界定： 4 5.2、应明确的问题： 5 5.3、基础档案： 5 5.4、期初录入 6 5.5 普通采购流程 8 5．5．1 采购请购 8 5．5．2采购订单（合同） 11 5．5．3采购请款（国内部分） 12 5．5．4普通采购到货流程处理： 15 5．6帐表管理 24 六、月末结帐 25 一、部门职责： 采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有： 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。 及时录入、审核采购订单，为总调室安排生产提供依据。 及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。 准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本 及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构 作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。 二、部门岗位划分： 采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。 采购经理：对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析 质检员：检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质检单；检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。 总调室人员：内请购单录入审核、部分采购订单的录入 三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系 采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程 四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程： 业务编号 PU-001 业务名称 采购入库 业务流程简述 各有采购申请权的部门根据需要办理请购单，计划管理室审批请购单，国内、国外采购部门根据审批后的请购单寻找供应商，询价、谈判、订合同，采购经理审批采购合同，在货物到达后，采购员和质检部初检，质检部和库房复检，合格品由库房填制采购入库单办理入库，库房主管审核入库单，采购员收到供应商发票时参照采购入库单录入采购发票，财务部门审核采购发票，采购部（或财务部）对采购入库单和采购发票进行核销处理。 流程适用范围 公司计划及生产部门的采购需求 相关岗位及权限 岗位 系统操作 权限 请购员 录入请购单 请购单—录入 计划员 审核请购单 请购单—审核 采购助理 录入采购订单 采购订单--录入 采购经理 审核采购订单 采购订单—审核 采购助理 录入到货单/退货单 到货单—录入 库管员 录入采购入库单 采购入库单—录入 库房主管 审核入库单 采购入库单—审核 采购员 录入采购发票 采购发票—录入 财务部 审核采购发票 采购发票—审核 财务部 核销采购入库单和采购发票 采购管理—核销 系统提供的查询、统计账表 系统列表 请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、 采购入库单列表、采购发票列表 系统统计表 到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表、 费用明细表、增值税抵扣明细表、采购综合统计表、采购计划综合统计表 系统账簿 在途货物余额表、暂估入库余额表 采购分析 采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、 采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综合分析 备注 1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚未收到供应商发票的入库单作为采购系统的期初数据录入，以利于以后的核销处理。录入完毕后再进行采购的期初记账。 2.简化计量单位组，钢板以张为主计量单位（采购、规划、领用均以张为单位），放弃包的单位，钢管以根为主机量单位（采购、规划、领用均以根为单位） 系统流程： 总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。由总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门。 采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。 采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司相关采购合同管理规定），由总调在采