浅析档案、图书、情报管理互鉴的理论基础.doc

论档案、图书、情报一体化管理的理论基础 (中原工学院，河南 郑州 450007) 赵春辉 【摘要】：随着社会经济文化和信息技术的飞速发展，图书、情报、档案工作的一体化管理成为热门话题,本文首先阐述了档案、图书、情报三者的含义、作用及一体化管理意义，然后从信息交流理论、信息传播理论、知识管理理论等六个方面重点剖析了三者一体化管理的理论基础。 【关键词】：档案 图书 情报 理论基础 1．档案、图书、情报管理的基本内涵及作用 1.1档案、图书、情报的涵义 图书指通过文字、图像、公式、声频、代码等手段，把反映客观事物本质与发展规律的学科性知识、信息，经归纳、概括、总结后，而记录或描述在一定的物质载体上的一种系统化、有序化的文献资源；情报是人类社会的一种信息现象，通常指的是一种无形的知识、信息内容，与其所依附的载体形式无多大关系，它的来源极其广泛，其中相当一部分来自于图书、档案信息，但它强调新颖性实用性，所以它一般是正在报导、交流的具有特定使用对象的知识信息；而档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存以历史备查或现实参考的文字、图形、声像或其它各种形式的原始记录，它是对客观事物本身的内源性、回溯性、真实性的记载与印录。 1.2档案、图书、情报的作用 （1）图书全面的信息服务功能 图书提供的主要是内容相当丰富、系统、序化的学科性文献信息，其承担的职能是实行系统性的知识存贮、交流和传播，故其不仅通过文化教育、技能培训、兴趣阅读等途径，促进员工的文化素质、知识结构、能力修养等个性知识水平的提高、个性能力的培养与发展。 （2）情报突出的现实服务效能 情报作为精心收集、抽取、提炼与分析出来的最新知识信息，其动态性与特定性十分明显，对于竞争性情报而言，还具有较为突出的比较效益性。所以它强调传递与利用的时效性和针对性。 （3）档案双重的原始服务职能 档案突出的属性是本源性，因而它的历史依据、凭证作用十分突出，此外它主要来源于组织机构的职能部门和工作业务中产生的文件材料，所以档案包含的知识、信息职能性和事务性特点明显。 2．档案、图书、情报一体化管理的意义 科学技术发展的规律是“综合一分化一综合”或“整体一分流一整体”、档案、图书、情报，在古代是同出一源、同为一体的。由于社会的发展，三者进行了分流，发展为各自的学科，建立了各自的独立系统但是，随着科学技术向综合化整体化发展，学科之间相互渗透、相互交叉会越来越多，科学研究方法也在向整体化发展。 首先，有利于更好地发挥决策作用。由于档案的史料性质，一般内容都是“时过境迁”的，要想“推陈出新”，必须借助图书、情报，以吸收外来营养，多方面信息的汇总，为领导决策提供丰富的依据。 其次，有利于更快、更好地向现代化管理过渡。档案的史料特点，决定了采用传统手段可以相对满足对档案利用的一般要求，但与图书、情报一体化管理的体制则是作为一个信息系统来对待的。 然后，档案、图书、情报一体化管理的理论基础更易使领导下决心采用现代化管理技术。 有的档案部门，在档案管理升级定级时用上了电子计算机，由于没有发挥多少作用，升级后不久就撤走了，而实现一体化管理的档案部门不会存在这种间题。只有通过标准化管理，使其实现信息共享，才能打破以往传统的、封闭的管理方式和地域、空间界限，加快现代化管理步伐。 最后，实行一体化管理，可以避免不必要的浪费，节省人力、物力、财力。档案、图书、情报信息是随时间推移而逐步衰减的，传统的收集、整理、移交、归档诸多程序性环节不可避免地造成时间浪费，或者由于在原作者那里无效保存而导致降低或丧失利用价值。实行一体化管理，既可使档案、情报、图书信息得到及时充分的利用，又可有效节省人、财、物力。 3．档案、图书、情报管理的理论基础 3.1信息交流理论 信息交流理论的定义是社会活动中信息借助于某种符号系统，利用某种传递通道而实现的不同时空中信息发送者和信息接受者之间的传输和交换行为。从最普遍的意义上说，信息交流是一个系统通过操纵可选择的符号去影响另一个系统，这些符号能够通过连接它们的信道得到传播。 在我国，最早将信息交流理论引入档案、图书、情报工作的是北京大学周文骏教授，最早见于1983年《图书馆学研究》第3期发表的《概论图书馆学》一文，文中周教授提出图书、情报、档案等一系列文献交流机构的活动的共同理论基础是文献交流原理,并将它作为图书情报学理论的共同基础。而较为系统地介绍文献交流理论则始于1986年周教授《文献交流引论》一书的出版，书中周教授借鉴传播学等多种学科理论与方法,进一步将文献交流理论扩展到档案学、目录学等领域，分析了图书馆、情报、目录和档案出版等工作的工作原理,指出文献交流学是一门研究文献交流全过程的科学。 文献交流理论改变了以前研究中‘各自为政’的弊端,使图书、情报、档案学研究