清单的实务经验分享.docVIP

这几天忙着搬家，所以文章的更新慢了，但是，在这次搬家的经验中我有许多的体会。昨天老婆和我说，觉得这次搬家比她想像的轻松，觉得我做了很多的事情。其实，这次的搬家，我确实也投入许多心力，还用了许多时间管理的技巧在上面，才能有更好的成果。我们今天要讨论时间管理中任务清单及下一步行动清单的实务操作，我想到了彼得杜拉克曾经说过的一句话“做对的事，比把事情作对更重要”，检视任务清单，就是帮助我们找出对的事情，接下来才运用下一步清单，把事情作对。找到正确路线了，不论是积极赶路，或者是缓步徐行，都会是在正确的方向上。 　　这些想法，我们运用时间管理的工具及方法来落实，我也分享我自己的经验，让大家参考。（1）下一步行动清单 　　我目前会利用treo智慧型手机当作收集杂事的收件匣，之后清空收件匣后并加工成行动。但是也有一些小修正，以前我用Diddlebug这个软体来收集(手写涂鸦)，目前则是直接打字在treo上面作为收件匣，这让整个建立下一步清单的流程更加行云流水（我会先打字在slap这个软体，再传到下一步清单）。　　下一步清单，在时间管理系统扮演的角色就像是推土机，推着我们在已经规划好的路径上前进。这并不简单，因为单单回应我们生活中各种事项就不容易了，更何况还要推动任务及目标。但是建立好下一步清单，提供我们一个整体检视所有行动的角度，而依照场合批次处理，更可以让我们节省许多时间，这些多出来的时间，正可以让我们来执行任务清单上面的事情。 　　我写上一篇“幸福行动家 线上课程（36）我使用palm的经历”，里面提到我利用Diddlebug来作为收件匣 ，有一位网友“李敖李敖”写了一段话： 　　“treo的录入效率如此之高，diddlebug这种录入后还需二次、三次整理的软件实在是多余。” 　　我觉得很有道理，于是尝试改用直接打字输入到treo手机的方式来收集，发现真的很方便，也推荐给大家参考。想要建立行云流水的工具使用，单单靠一个人的智慧相当困难，感谢有这们多喜欢时间管理的朋友一起讨论，才能让我们的时间管理系统不论在理论及实务上都能够持续进步。（2）任务清单 　　也有位网友tycho也回应任务清单的文章说： 　　“如果按照twhsi说的只用一张纸的任务清单，这样会列出一张比较臃肿的任务清单。如果不列，只列母任务一级，太简单了好像会影响检视任务的实际效果。” 　　这让我想到，有必要再针对任务清单的工具部份在做说明。因为任务清单的概念，在时间管理的理论上算很新，搭配的工具并不完善，对大家而言也很陌生，以我个人的经验，我觉得一个好的任务清单管理工具要具备以下两个条件。 a. 所有的任务一目瞭然：这样的好处是，可以整体的角度来看所有的任务，产生综效。 b. 要能管理下一步行动：这包括两个部份，一个是任务的下一步行动，一个是任务的补充资料，当我们准备下一步行动及资料，等于是预先规划任务执行，让我们在推动任务时，能够更加的顺利。　　相对于下一步行动清单有如推土机，需要花上许多时间，在道路上前进。任务清单的角色则有如马车的驾驶，指出方向，让马儿能够拉着我们往正确方位前进，也因此驾驶的工作十分的重要。时间管理系统中，每周检视就是为了让我们至少每周一次好好检视自己所有的任务，做彻底的思考，修正方向，才能让我们持续往正确的方 向前进。 　　这也回答了网友tycho的问题，只要我们落实做好每周检视，任务清单的太臃肿就可以删除一些，太简单就可以设立一些新目标来执行，配合好自己的每周发生的状况，调整任务清单即可。（3）任务的下一步行动 　　任务的下一步行动和收件匣的下一步行动，两者不同，但要整合管理好，却是要花上一些心思。　　我总共有一个收件匣，两个清单（下一步行动清单及任务清单），收件匣及下一步清单都在手机上，任务清单则在电脑中。我自己目前的方式是在每周检视任务清单 后，将下周主要推动的目标放到下一步行动清单中的“本周目标”中，这样子可以让我随时掌控下周的目标，想到要推动的事项，也可以直接在手机上面输入。 　　有些人使用万用手册类的纸笔工具，就更方便了，每周检视任务清单后，将下周目标作为下一步行动清单的一个分类，每天看看每周目标，并可以想出合适的行动去推动。结语 　　整合一下我们这篇文章的重点 下一步行动清单，结合场合的概念，让各个原本单独的行动，可以视为一个整体，可以产生综效的效应（例如打电话一起打，效率及品质都提高） 任务清单中，所有的任务放在一起，可以对多个任务一起作整体考量，也是一种综效（检视时常常会产生一些执行目标的好点子） 每周检视时，我都会订出下周的主要目标，并放在下一步行动清单中，这几个目标，也可视为一个整体（周目标），产生综效效应 我自己在做时间管理初期时，连下一步清单都管不好，但是一步步的进步后，下一步清单就在掌控中了。之后