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从传统信息化服务到信息化一站式服务的探索和实践 　　摘 要：在过去的10多年间，我国高校的信息化服务遵循各部门各自为政的管理模式，与此相匹配各自为政的传统服务模式导致师生不良体验，从传统信息化服务模式向信息化一站式服务转变迫在眉睫。要革新服务模式，首先要革新管理理念。因此转变的方案是在管理上将各自为政的管理变为校级协同工作机制，从而在此基础上建立由责任部门主导的业务流程梳理再造建设机制，结合谨慎的基础数据准备、时下流行的工作流技术，实现由传统的信息化服务模式向信息化一站式服务模式的转变。在2013-2016年间，华东师范大学通过出国相关业务的多个流程的建设验证了从传统信息化服务模式向信息化一站式服务转变方案的可行性。 　　关键词：传统的信息化服务；信息化一站式服务；协同工作机制；工作流技术 　　中图分类号：G40-058 文献标志码：A 文章编号：1673-845413-0027-05 　　一、从传统的信息化服务到信息化一站式服务的转变 　　在传统的信息化服务中，师生面对的是各种信息系统及其责任部门，办理不同的业务申报与变更需要学习熟悉不同信息系统的环境与规则，如图1所示。传统的信息化服务中对师生的各种申报、变更、查询业务是没有统一的规划与标准的，各个部门按照各自对管理、服务的理解去建设信息系统，从而导致各个系统的理念、侧重点不同。除去极可能存在的各种信息系统对师生所使用的电脑环境的各种不同要求外，即使学校在核心数据库建设和管理上十分出色到位，依然存在很多在传统信息化服务模式下无法获得解决的问题。例如师生到哪个系统去查看个人的所有在校信息和历程、那些跨部门的业务流程由谁来梳理和协调、由谁来进行信息化建设。通常情况下跨部门的流程如果需要网上办理一般是通过办公自动化系统去实现。办公自动化的优势在于环节的灵活性，对于一些特殊的业务非常适用，但是，对于流程固定的跨部门业务的网上办理，其优势无法发挥而劣势尽显。 　　首先，一般学校的办公自动化系统没有学生账号，如果学生需要申请某跨部门事项必须由所在学院的教师去申请，从申请到办理完成的过程学生无法直接获知；其次，由于无法预知后续的环节，因此办公自动化系统的每个环节都是由收发员收件，审批后再由收发员发出给下一个或多个需要审批或者会签的部门，对于固定的跨部门流程，无形中增加了不少环节，原来只要几步就能完成的流程加入了收发员环节后整体环节数变成原来的3倍；再次，办公自动化系统的数据都是文本形式的非结构化数据，固定的跨部门流程通过办公自动化系统实现，学校的核心数据库自然无法获取到这些流程本应积累下来的宝贵的过程和结果数据，对学校的管理和决策是一个损失。 　　高校信息化一站式服务是高校在信息化应用过程中利用信息化手段集中数据资源，贯通业务流程，将数据共享、业务申报审批和信息发布等众多业务服务集中起来，由专门的部门和系统来承担，实行统一管理、内部协调、协作实施，变传统的体外循环为高效的体内协同。信息化一站式服务实质就是信息化服务内容和业务流程的集成和整合，是高校管理和服务的发展趋势，也是信息化服务概念的延伸和信息化辅助校务改革和发展的具体体现。[1] 　　高校信息化一站式服务与传统的信息化服务相比的优势在于，其通过打破部门界限的信息化服务的高度整合来解决传统的信息化服务所无法解决的问题，有效提升师生的服务体验，助力学校治理水平的提升。高校信息化一站式服务的整体架构如图2所示。在高校信息化一站式服务中，无论是单部门的业务还是跨部门的业务，只要与师生相关的业务都按照统一标准改造并在一站式服务平台中集中呈现，师生依权限通过集成了学校所有服务的一站式服务平台获得各种服务。高校信息化一站式服务的建设目标就是做到师生一次性提交申请后能够全程跟踪业务办理进度和结果，做到师生在校成长、发展脉络的清晰呈现，使业务办理过程数据得以及时准确积累。 　　从传统的信息化服务转变为信息化一站式服务需要具备3个前提条件： 　　学校必须具备基于完善的数据维护制度的各个方面核心数据所构成的核心数据库。各个方面的核心数据包含数据和相应的组织机构树，不同的业务流程在建设时会基于相应的数据和组织机构树，它们是业务流程建设的基础，相当于“地基”，如果它们出现不准确等问题会严重影响业务流程的质量。因此，一方面学校必须确保核心数据库的准确性、及时性、完整性，另一方面，在建设业务流程时也要慎重选择合适的“地基”。 　　学校必须明确站在学校视野协调工作的各个责任部门。业务流程的建设并非将原先的工作简单整合后就事论事地搬到网上去，所有业务流程的需求调研阶段必须根据网上办事流程的实现规律，结合实际工作需求进行梳理和优化，最终形成各方认可的系统可实现的需求方案。在需求调研这个非常关键的阶段，尤其是在调研跨部门业务流程时必然会涌现很多需要