《行政管理》手册.docVIP

商 贸 城 行 政 管 理 手 册 二0一三年十月 公司“十不准”管理规定 为加强公司内部建设和内部管理，做到”内强素质,外树形象”，增强公司的整体素质和竞争能力，促进公司的经济发展，经公司全体员工通过决定实施”十不准”管理规定： 不准违反党的方针、法规、法令。 不准违反公司或上级制定的各项规章制度。 不准损害公司形象、侵占公司财物或泄露公司商业秘密。 不准内讧、闹不团结或扰乱办公秩序。 不准违反工作程序、办事拖拉、甚至有意拖延时间。 不准假公济私、中饱私囊。 不准吃回扣或受贿赂。 不准对职责相互推诿或利用职权为所欲为。 不准抵触组织决定及上级领导安排的临时性工作。 不准欺骗公司、领导或擅自隐瞒事实。 公司“十不准”管理规定是公司各项规章制度的总纲、总要求。公司办公室对贯彻执行“十不准”管理规定负总责。对违反“十不准”管理规定的人负责调查，核准上报，执行处罚。 凡违反“十不准”的人员，经公司行政人事部调查核实情况，报公司领导班子会议审核批准，视情节轻重，处以扣罚；对造成不良影响和使公司经济受到损失的，视损失金额的数量，给予赔偿；对情节严重的，按国家《劳动法》予以处理；对触犯国家法律的，将交由司法机关追究法律责任。 办公室工作守则 一、工作纪律： 办公室人员须严守公司机密，各部门的各种内部规定及不公开的决策； 按照公司档案，未经允许，不得私自将桉案外借； 须流转的文件和分发的通告，务必直接交到有关人士的手中， 办公室作为整个公司的窗口，须注意言谈举止，为公司树立良好的形象； 办公室人员应自觉提高自身的业务水平，紧密配合，提高工作效率； 办公室人员在执行公务时，应以维护公司利益为前提，不接受任何形式的贿赂或向他人行贿； 二、岗位要求 1．办公台必须整洁、有序；文件摆放整齐，文具摆放格式统一，人离办公室收拾整齐，椅子要靠放台下，不能让椅子乱放（下班、离岗前应做好）； 2．文件柜上面不得摆放太多私人物品或凌乱杂物； 3．办公室墙上壁有脏迹要及时通知相关部门清洁，搞好办公室的整体环境； 4．所有有文件下班前或中午休息时间要放入锁好才能离去，保持台面整齐； 5．办公室电脑用完后，键盘要摆放好，台面不能有杂物。电脑接驳线要整理，不要凌乱摆放，下班前应关闭电脑，关闭电源； 6．最后离开办公室者应关闭办公室所有电源，锁好门。 三、礼仪纪律 1．行政人事部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督。 2.行政人事部如发现员工有不规范的行为时，可签发“提示单”以提示警告，并将有关情况备案。 3.行政部确认奖惩事实，可提请有关部门提出奖惩意见。 档案系统管理制度 管理档案系统是管理工作中一重大系统,公司各部门应按照下列规定处理文件: 1．文件资料归档范围 （1）公司营业执照、企业代码证、资质证、许可证、税务登记证等企业必须的各类证照。 （2）公司成立申请审批资料：企业名称预先登记核准通知书、公司设立登记申请书、公司章程、验资报告、办公场所租赁合同、物业管理委托合同等。 （3）公司营业有关手续审批文件：高压配电、消防等各类设备、设施验收合格证，管理费收费标准批文、户外广告发布批文。 （4）文件类：国家有关政策、上级或有关主管部门、单位的来文；公司各项规章制度、各部门工作职能、岗位职责；以公司名义发出的文件、业务往来的函件、传真件；公司各类会议纪要；公司及部门年度工作计划、年终工作总结。 （5）财务类：月、季、年财务预算、预算审批、财务分析、财务统计、会计报表、会计凭证、固定资产账册。 （6）业务类：物业建筑及配套设备、设施接管移交资料；物业建筑及配套设备、设施改造资料；物业功能改变资料；物业租赁合同；物业租户档案资料。 （7）人事类：员工资料、应聘面试资料、入职审批表；员工辞职报告、公司辞退通知、员工离职表。 2．档案管理要求 （1）上述证照类、文件类、人事类属于归档范畴的文件资料，由行政人事部统一收集整理、归档保管。财务部负责财务资料收集归档，并由财务部负责保管。业务部负责本部门业务类文件资料的收集，整理及归档保管工作。 （2）各部门档案管理员按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，按编号收存；凡国家有关政策、上级来文及有关主管部门的指示等，存档前先交总经理审阅后按需要处理，方可归档；避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格签收和借阅登记手续，文件资料经办要为存档资料设立目录登记本，列明存档资料的名称、份数及必要的说明；交档时由档案管理员在登记本上签收，档案管理员然后将资料目录编入电脑作存档登记；行政人事部负责公司文件资料归档的统一管理及监督工作。 3．归档时间 属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办完成后一周内交行政人事部归档。 会 议 管 理 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会