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SCDA 分会办公室管理制度 ——信息管理中心 目录 办公室公共环境制度 办公室值班管理制度 办公室钥匙管理制度 办公室物品使用说明 办公室贵重物品清单 附件 附件1 值班表模板 附件2 值班记录表模板 附件 3 卫生检查表 附件 4 检查值班表 办公室公共环境制度 办公室公共环境建设和维护是每一位协会成员应尽的义务和职责； 在办公室工作期间应注重个人仪表形象，彬彬有礼，热情周到，展现协会的良好形象； 保持办公室安静，不要大声喧哗、嬉笑、打闹，不干扰他人办公； 爱护公物，有用文档资料及时整理归类，及时清除废物垃圾，使用协会物品时应小心避免损坏，如果对使用方法有疑问应及时询问，避免造成不必要的损失； 树立保持办公室卫生整洁的观念，如有需要应随时打扫卫生或整理物品，从身边点滴做起； 公共物品，如协会电脑、电话、打印机等，不得私人占用，不得让协会外部人员未经允许擅自使用，使用过后要及时放回原处； 私人物品可以临时放在办公室，但应及时带走，避免长期存放，以免造成不必要的损失或麻烦； 如需晚上九点之后在办公室自习，应向相关人员借用办公室钥匙，在离去时关好门、窗、灯、电源、空调等，并及时将办公室钥匙归还。 办公室值班管理制度 值班人员安排 每个学期第一个星期，信息管理中心及时收集全体成员的课程表，并排出值班人员表，发到88版面上进行公示，并通知相关人员及时查看。值班表模板见附件1。 每个学期第二个星期开始按照值班表开始值班； 每年春、秋学期信息管理中心要进行卫生检查值班，督促值班同学明确值班职责。检查值班表模板见附件4； 信息管理中心在学期初要及时更换新的值班表、检查值班表、卫生检查表和值班记录表，值班记录表及卫生检查表模板见附件2、3。 值班人员职责 值班时间为周一至周五：上午8：30-12：00；下午13：30-17：00；晚上18：00-21：00； 准时值班，坚守岗位，不得擅离职守，如有特殊情况不能值班的要及时请假并找好代班人）； 打扫卫生，整理桌面、文件资料、柜子等，保持办公室整洁； 负责来宾接待，热情周到，彬彬有礼，并及时做好接待记录； 做好值班记录，对来访、电话等信息做详细记录（使用便条纸，附在值班记录本上）； 处理各种紧急问题，如遇到突发情况向有关人员、部门询问或报告； 值班期间检查协会电脑VPN是否已断开，以免耽误FTP的正常使用； 值班期间如果有空应多翻看协会历史资料等，加深对协会的了解和认识； 及时了解所在值班段的前后值班人员，做好钥匙和相关工作的交接，值班期间不要将值班钥匙放在桌上，以免丢失。 办公室钥匙管理制度 协会理事会成员各持有办公室钥匙一把，另外还设有专用值班钥匙一把。协会人员不得未经允许私自另外新配办公室钥匙； 值班钥匙须在相邻值班时间的值班人员之间传递。若两人有时不能够当面转交钥匙，可将值班钥匙给另外的协会成员转交，并及时确认是否转交成功；不得将钥匙放置在某一地点并让下一班的值班人员去取，以防钥匙遗失。另外值班人员应该主动联系下一班的值班人员，并且转交钥匙； 假期或者考试周期间，值班钥匙由信息管理中心主任保管，不得由个人保管。 办公室物品使用说明 公共用品使用说明 X展架、海报、易拉宝等活动宣传用品请统一放置在办公室角落； 使用协会电脑时，用过后要及时将VPN挂断，个人文件避免存放在桌面上，使用结束后要及时删除或转移，信息管理中心要对协会电脑桌面进行定期整理和删除； 爱心伞统一放在办公室长椅下面，用后要及时归还； 活动小物品（剪刀、胶带、便签等）在活动结束之后及时放回指定抽屉； 办公室书柜中的书籍看完之后请及时放回，如需带走，请妥善保管并及时归还，请勿随便放置，以免丢失； 和协会有关的档案资料，请及时放入档案柜或者资料柜中； 协会公共的一些生活用品、娱乐用品、体育用品使用后请及时放回原处； 部门例会或者项目组例会结束后，请将桌椅归位，并及时打扫卫生。 外借说明： 协会成员如需借用公共用品（椅子、遮阳棚、展架等），需与值班同学说明，并在值班记录上及时注明； 非协会成员如需借用办公室用品，需与值班同学说明，值班同学应询问信息管理中心主任，经确认同意后，需在值班记录上注明借用者的姓名、联系方式等重要信息及物品归还时间，方可借用。 个人物品放置说明 个人书籍或者学习资料如需放在办公室，请统一放在书柜中，请勿随便堆放在办公桌上； 个人生活用品如需放在办公室，按公共用品的要求，分别放在指定的柜子中（如杯子放在杯具柜中，洗漱用品放在生活用品柜中等）； 瓶装水或者瓶装饮料，在离开办公室时请随身带走或扔掉，以保持桌面整洁。 值班日志和值班记录请在用后统一放在协会电脑键盘右侧。 特别说明：协会原来的娱乐用品柜现在是CCU在使用，所以请勿将协会物品或个人物品放入那个柜子中。 办公室贵重物品清单 分类 物品名称 数量 备注