HSF文件控制程序.doc

HSF文件控制程序 1.目的： 建立本公司内、外部文件资料的管理系统，使公司所使用的文件迅速、正确流通，并使法规及时传达给各部门，以确保相关部门能适时获得适当且有效的最新文件或法规。 2.范围： 凡公司内经营管理策略及公司相关部门自行研究、开发或客户、供应商提供给本公司生产产品相关文件资料或环保法规均属于（不涵盖人事档案资料）。 3.职责： 3.1文控中心：为执行文件、资料管理单位，并为本公司外来文件、资料的收、发单位。 3.2各部门：负责作业现场经文控中心所分发的文件、资料管制。 3.3相关单位：依文件控制程序要求与实施。 4.作业程序： 4.1基本要求： 4.1.1各部门须设一位文件规范管理人员以便于十分钟内取得文件。 4.1.2各单位对管制性文件不得复印，若有需求，提出申请。 4.1.3文控中心每月分发一次文件最新版次目录。 4.1.4文件若有缺页、破损的状况，经该单位主管核准向文控中心提出申请换发，并将旧版一并传回文控中心作废。 4.1.5文控中心须派专人管理，并列入内部稽核的成员，作为全厂文件稽核的人员。 4.1.6各单位文件不足参考时，得协调文控中心申请补发。 4.1.7任何人不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。 4.1.8电子档的文件其效力视同分发的文件。 4.1.9环境安全法规资讯由文控中心放置于共享网络上，如有法规变更立即更新公司共享网络上法规资料。 4.1.10各类作废的文件原稿作废后保存期限为一年（记录依《记录控制程序》中相关规定保存），文件销毁时需经管理者代表核准。 4.2文件分四个层次： 1) 《质量/有害物质过程/有害物质过程/有害物质过程/有害物质过程/管理指导书、图纸、检验规范、人事行政管理制度、岗位职责等对质量/有害物质过程 4.3.1文件制订权限:一阶文件由管理者代表编制，总经理批准发布；二阶文件由管理者代表组织各相关职能部门编制，相关部门会签，总经理或其授权人审批发布。操作规程、检验规范、工作指引、ECR等作业指导类三、四阶文件由各相关部门编写、审核，涉及到其它部门时需交相关部门会签，并经本部门经理/主管领导批准。岗位职责由相关部门编写，行政部审批，总经理批准。人事/行政管理制度由行政部编写,各相关部门会签审核，总经理批准发布。 4.3.2文件修订:各单位主管及执行者，应随时检讨文件的实施效果。若文件不适合或产生疑问时，则向权责部门提出,其他单位对文件内容有意见时，可会同相关部门研讨后由权责部门提出制（修）订/变更文件。其作业流程与4.3.1同。 4.3.3版本/版次：一般文件版本/版次：变更的版本/版次以[英文字母/数字]表示，首次制订为[A/0]，变更修订时版本次依序为[A/1]～[A/4],为避免版次修订次数太多,影响文件真实内容,凡版次经4次修订后,原制订单位可变更版本,发行第B版、C版、、、依此类推。技术文件（加工要求表、图纸、包装要求）版本/版次：首次制定以LV1.0表示,变更修订时版本次依次为LV1.1、LV1.2……LV1.9,凡版次经9次修订后,可变更版本,发行LV2.0、LV3.0(第二版本修订9次以后)…依次类推。 4.3.4文件提出制（修）订时，应使用《文件审查、核准会签记录表》，会签部门由文件制(修)订部门勾选,不确定时,经管理者代表确认后勾选.ECN提出需填写《工程变更申请单》。 4.3.5当ECR有制程上的考虑“制造流程及重要参数变更”物料的影响（直接物料及重要间接物料变更），客户有要求时,则须经客户核准才生效。 4.3.6有关部门若因情况紧急，无法依文件执行时，应提出“临时性工程变更(TECR)”或“特批申请”的申请，其运作流程除不建档外，其余流程同4.3.1。 4.3.7文件撰写标准： 1.目的；2.范围；3.职责；4.作业程序；5.参考文件；6.附件或附表。 4.3.8文件格式应统一在左上角贴公司LOGO，文件内框由文件标题、文件编号、版次、页次和内容组成，文件统一为宋体简体字体，标题字体大小统一按“二号”或“22号”，内容字体统一按“小四号”为标准。 4.4文件编码原则： 4.4.1文控中心对各部门新制订的文件，依类别给予文件编码及ECR编码，并进行管制作业。 4.4.2文件编码原则: 一阶文件（手册）：质量/有害物质过程管理手册（ZY-QMS/HSPM-01） 环境与职业健康安全管理手册（ZY-EMS/OHSMS-02） 二阶文件(主要指程序文件)： a)单体系文件: ZY ------- ------- □P ------------ XX