[文学]秘书课程模块四1会前工作.pptVIP

日期 时间 内容安排 地点 主持 参加人 备 注 3、9 上午 9：00 报 到 花园酒店大会议厅 李总 9：30 会议开始 ，张董致开幕词 大会议厅 张董 全体股民 9：40 李总：年度经营报告 大会议厅 张董 全体股民 11：00 年度决算表 大会议厅 总会计师 全体股民 11：30 大会结束 飞鸟鞋业公司股东大会日程安排 会前准备 会议议程和日程的区别 ?会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排。会前发给与会者。 ?会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。 议程一旦确定，就不应再变。会议日程可作相应调整。 拟定与会人员名单 (人员的安排要精练\合理) 训练3:(如何确定会议人员) 背景：你是行政秘书李玲，下面是行政经理张平需要你完成 的务。 便条 李玲： 公司根据市场需求，设计部设计了十款夏装男女皮鞋， 准备在5月投入市场。董事会决定在下月中旬召开全国客户 洽谈会暨产品发布会。请你拟一份参加会议人员的名单，下 周一交给我。 谢谢。 行政经理张平 2008年3月18日 会前准备 制定会议的预算 会议经费的支出一般包括以下几项内容的支出： 1、会议费：场地租金、用品费、设备费等。 2、培训费：专家、学者讲课的酬金等。 3、资料费 4、住宿费 5 、餐饮费 5、交通费 6、其他 会前准备 会议经费的原则 1.科学合理. 2.总量控制. 3.确保重点. 4.精打细算. 5.留有余地. 会前准备 会议地点的选择 要求： 1）交通便利。 2）会场的大小应与会议规模相符。 3）有良好的设备配置。 4）场地应不受外界干扰。 5）考虑停车场所。 6）成本合理。 会前准备 会场布置 会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面，要保证会议的质量，会议的整体布局要做到： 1）庄重、美观、舒适； 2）与会议的性质协调 3）中大型会议要保证有一个中心；进出方便。 4）小型会场要注意集中和方便。 会场布置的形式： 会前准备 讨论: 各种会场的利与弊 会前准备 安排会议生活 会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 会前准备 制作会议通知 会议通知的格式（便函式） 会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书刘丽 日期：2006年7月15日 主题：部门经理的圆桌会议 　　上午11：00，在华夏宾馆会议室举行全体部门经理会议；中午12：15 分将有午餐供应。 　　假如您不能参加请在7月24日之前打电知。 　　附上一份议事日程表。我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重 要计划会议。 会议通知的格式（卡片式） 部门经理会议 目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2006年10月20日上午9：00 地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于10月19日前电话告知 李玲。电话会议委托书 委托书 　　兹任命　　（人名）和　（人名）作为我的代理人参加　　　（日 期）　（时间）在　（地点）举行的　（公司名）股东会议。他们均为 本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期，他 们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权利。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　生效日期：　　 签名　　（股东签字） 地址：　　 邮编：　　　 会议回执 请于10月1日以前将回执寄回。 　　我准备参加此次会议。 　　我将届时赴会，并带　　宾客来。 　　我不能参加此次会议。 　　　　　　　　　　署名： 　　　　　　　　　　公司： 会前准备 准确发送会议通知（案例） 会议通知的发送形式 正式通知：应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 非正式通知：可采用传真或打电话的形式，随后再寄信函或备忘录，也可先发电子邮件，再用电话确认。 一些特殊的会议（如股东会议）应按规定的会议规则行事。 会议通知的发送内容 如果有预备议程、事先需准备的材料或其他让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄上； 需要回复的会议