上市公司合同管理流程.docVIP

17 - 1 合同管理流程 本手册所称合同，是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同，不适用本指引。 1 业务目标 1.1 防范法律风险，维护合法权益；有助于降低运营风险，提高经营管理水平。 1.2 正确管理交易行为，节省交易时间，降低交易成本，加速资金周转，减少费用。 1.3 符合国家法律要求，从根本上维护企业在合同中的合法权益。 2 业务风险 2.1如果拟定合同前期准备工作不充分，可能导致合同信息不完整、合同签订不合理，导致合同执行困难或达不到预期目的。 2.2如果合同未经适当审核或审核程序不充分、未履行审批程序，可能导致资产损失、舞弊行为。 2.3如果合同签订后未得到有效执行，可能导致企业承担违约责任，产生信誉损失，或对方违约给企业造成损失。 3 业务活动流程与控制 3.1 流程范围 合同流程包括合同调查、合同文本拟订、合同审核、合同签署、合同履行、合同归档等环节。 本流程的主要流程环节及关键控制点，如图17-1所示。 3.2 重要控制措施 列示本流程关键的控制措施、程序和方法等。 合同签订前，应由业务承办部门对签约对方的资信状况、技术能力、生产能力、履约能力进行调查和审核，确保对方当事人具备履约能力； 合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任； 公司制定有范本的合同类型，订立合同应当采用范本格式；尚未制订范本的，参照已经制订的最相类似的范本，起草后提交法律顾问审核； 拟订的合同文本交由法律事务部门审核，对于审核未通过的合同，由业务部门参照法律事务部门修订意见修改合同，直到该合同通过审核，或由公司级领导根据实际风险评估后决定同意签署； 合同签署经过适当地授权，合同章由专人保管，加盖合同章要经过相关部门审核； 合同履行过程中，收款、付款等重要环节经过适当地申请、审批流程； 合同有专人保管并建立合同登记台账。 本流程主要控制点及控制措施，如图17-1所示。 4 相关制度、参照规范及文档记录 4.1 相关制度 4.2 参照规范 《企业内部控制应用指引》 4.2 文档记录 《合同用章审批表》 《价格审批表或中标通知书》 图17-1：合同管理流程图 合同管理流程与风险控制 业务风险 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶段 总经理 主管副总经理 法务部门 业务部门 D1 D2 D3 表17-1：合同管理流程控制表 合同管理流程控制 阶段 控制 D1 1．业务部门对合同对方进行资信调查，建立客户资信档案； 2．业务部门选择有履约能力的客户，如客户未达到调查标准，则将该客户从合同对方清单中剔除； 3. 业务部门对达到调查标准的客户，与其充分沟通，进行合同谈判； D2 4．业务部门拟定合同草案过程中力求严谨准确，拟好后交由审计证券部审核，必要时财务部门参与审核； 5．如果审核未通过，业务部门根据审核意见继续与客户沟通谈判，并修订合同草案； 6．如果审核通过，需报主管副总经理审批，特定类别的需报总经理审批； D3 7．法务部门根据审批意见，正式签署合同并加盖合同专用章，并负责合同登记归档； 8. 业务部门按照正式签署的合同执行合同条款约定的本企业应承担的义务和责任，并负责合同结算。 责任部门 及责任人 ( 法务部门、财务部门及相关业务部门 ( 总经理、主管副总经理、法务部门部长、财务部门部长、法律事务人员、相关业务部人员 如果合同条款违反了国家的法律、法规、可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失 如果合同未经适当审核或审核程序不充分、审批程序不规范，可能导致资产损失、舞弊。 如果拟定合同前期准备工作不充分，可能导致合同信息不完整、合同签订不合理 特定类别 审批 6 审批 审核通过 87 合同谈判 审核未通过 合同审核 合同签署 54 77 合同归档 结束 剔除准合同对方清单 2 未达到调查标准 财务部参与 合同执行 4 3 1 合同对方资信调查 合同拟定 合同修改 开始