关于内部核算系统的流程规划.docVIP

关于内部核算系统的解决方案 第一节 系统现状 我公司信息化建设早于2000年，当时与金华市环球信息公司合作开发了一套适合当时工作模式的进销存软件，随着公司不断的发展壮大，原有系统已不能满足公司运作的需求，于是公司在2002年与杭州研科软件公司签定整体软件开发合作项目，由于多方面的原因，该系统至今未能更好的为公司带来效益，反而成了一笔不小的负担，总结失败的原因有以下几点： 1．由于我公司的OTC当时处于摸索期，有许多的流程不能确定，导致需求方案不能确定，拖住了软件的周期； 2、对方软件公司人员的调动； 3、在软件公司选形时，没有更好的了解软件公司的实力； 4、公司高层人员的变动频繁； 5、没有一个很好的项目小组带头人，没有严格的按照要求去执行； 6、软件公司对于医药行业的了解不够深入是导致软件不能上马的一个重要因素，做为一家专业开发医药行业的软件的公司，它应该具备一批资深的医药管理咨询专家。 信息化建设方面的劣势造成的问题是：信息化建设的失败导致，信息化整体作用未显现，公司现有信息孤岛，供应链没有整合，缺少数据分析功能，导致企业工作效率低下、竞争力不高，企业大发展缺少支撑，也与康力元集团的管理要求不符合。 公司现阶段的流程： 由各市场人员将发货的申请单，通过传真传到各销售事业部，由各销售事业部通过EXCEL 制单（1次），将制好的发货通知单打印送到结算部，由结算部人员对每笔发货进行确认，确认后由事业部制单人员将发货通知单送到商务部，由商务部录入员录入到现有“赛通软件”中（2次），打印出库单，交由结算部，结算部根据出库单的内容录入到用友财务软件中（3次）； 各省分公司不能及时得到发货的信息指令，不能把信息及时的传递给公司总部，导致信息的滞后，而且每次通过传真的传递，增加了通过的费用，由于传真不清楚，导致发错货的事情，时有发生； 工作的现状就是由于没有一套很好的系统软件，造成数据不能共享，重复劳动，现有的电脑不能真正很好的利用起来，而是停留在打字，统计的现状。 现主要的内部核算工作集中在：商务部（包括仓库）、结算部、销售部门 第二节 系统规划的总体目标 根据公司目前的状况，将信息化建设为分三步走，在完成前一期的基础上进行后一期的调研，实施的步骤也由易到难，分步实施 第一步：现公司急需要开发一套适合内部核算管理使用的电脑软件系统（原来做系统总是把内外核算想做到一起，经过实践工作，并不可取），使公司减少一些重复的劳动工作，搞高工作效率，降低工作差错， 第二步：做一套适合第三物流的软件 根据公司的长远战略规划，在内部核算软件成熟的基础上，在物流流程相对流畅的前提下，进行软件系统的升级与开发； 第三步：整合公司信息化建设 总部通过信息化网络对各分公司进行直接管理，各公司用同一系统作为支撑，总部对各公司的销售、库存、客户、行政、财务可以追踪和查询。整个公司的营运和督导反馈都是在计算机的网络上运行，这样为公司提供了科学决策的依据，从而提高公司的经营效率。 第三节 系统规划的总体任务 第一章 功能描述 康力元公司销售发货、核算网络图（总账内部使用） 说 明 电脑上可设立三本库存商品账（①、销售部门 ②仓库 ③财务核算）这三本账可在电脑系统里自动对账，有误部分可自动告知。核对方法简便，无需从头到尾一笔一笔钩对 每个部门可根据自己的需要打印发货单（存根联由事业部保管，发货联、GSP台账联由商务部保管，财务联、结算联供财务结算部做账） 不用将发货单据传递，可做到及时记账核算，当天的事情当天完成，不易发生差错、遗失单据等情况 只要销售部门输入一次商品数据，各相关部门就可共享，不需各部门重复输入（销售输入商品、商务输入商品、资金管理中心输入商品、各事业部核算输入商品） 发货员可见单发货，由校对员进行核对，减少错发货率 同样可制定出一套退货的网络程序，可避免各部门之间互相推卸责任，在电脑上就可以直接认定责任人，由此可以进行考核，减少公司损失 可以通过电脑考核，加强公司的考核机制 第二章 实施建议 （人员的设置、工作的描述） 一、人员的设置 （1）项目组组长 （2）项目小组副组长 （3）项目小组成员 二、工作的描述 项目组组长：全面负责公司信息化建设的组织和领导工作，制定信息建设目标及管理措施，审核信息化建设项目方案，及时向公司决策层汇报工作进展情况，有责任对项目实施过程中产生的问题负责，有权决定项目方案执行中的事务； 项目组副组长：协助组长进行信息化建设的管理工作，主要负责信息化建设中技术实施的把关，及工作流程的确定； 项目组成员：由各部门主要岗位人员承担，负责对系统中关于本部门的工作流程制定，及配合项目组长、副组长完成信息化的建设； 根据公司现状，及信息化建设的急