公司驻外办事处管理规定.docx

目的：为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。范围：凡办事处的设立和管理，均适用本规定。权责 ：各办事处人员严格按此规定执行，办事处负责人监督，管理中心负责检查。内容：4.1办事处的设立、职责及其管理　4.1.1办事处的设立、机构设置、人员编制由公司管理中心及销售部共同规划，收总经办核批。　4.1.2办事处是销售部的分支机构，由销售部直接管理。　4.1.3办事处的职责：　4.1.3.1确定区域的销售目标及促销战术组合，并报销售部批准后实施；　4.1.3.2在销售部的指导下，制定具体的实施计划，并报销售部批准后实施；　4.1.3.3负责本区域的销售市场开拓及配合品牌部在区域的品牌推广工作；　4.1.3.4负责本区域信息的收集、整理、分析和传递工作；　4.1.3.5负责组织或帮助代理商组织各种产品促销活动；　4.1.3.6公司临时指派的任务。　4.1.4办事处实行业务主管负责制，主管负责全面工作。4.2出勤管理4.2.1办事处人员上班时间为：周一至周五，每日早上8:30—12:00 13:30—18:00；4.2.2办事处人员上班一律实行打卡制,早上上班打一次,下晚下班打一次,每天打两卡,如因工作原因需外出者,须填写外出申请单,月末计算考勤时,以打卡记录及外出申请单作依据;4.2.3办事处人员请假一天内,由办事处负责人审批并报公司管理中心,超过一天者须报公司销售部负责人审批,并将请假申请单报公司管理中心备案;4.2.4其它按公司考勤制度执行;4.3培训管理4.3.1为使办公处销售人员更快熟悉公司产品、销售政策、公司制度、企业文化，新进人员入职前须到广州公司接受入职培训；4.3.2办事处人员每年会接爱公司安排的其它与销售相关的培训,以加强销售人员的销售技能;4.4会议制度 4.4.1办事处所在区域销售人员每周五进行一次周会(对上周的工作进行总结,安排下周工作任务),会议时长由办事处自定； 4.4.2办事处及其下各地业务人员每半年回公司参加销售会议； 4.4.3临时会议由通知确定； 4.4.4除全国销售会议由销售总监主持外，办事处会议应由办事处负责人主持，负责人不在时，指定他人主持； 4.4.5每周会议总结应及时传至公司。4.5办事处应按要求及时向公司报送如下资料：　1)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、新开发客户资料、销售周报表；　2)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进工作表、销售月报表，月度财务报表、当月费用报表（含办公场地租金、物业管理费、水电费等）；　3)年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报表。4.6办事处人事管理4.6.1办事处负责人应依照公司制度对办事处进行人事管理,人员编制由公司制定、招聘可由办事处实施，但人员录用前须报送广州公司销售部审核；4.6.2办事处负责人必须由公司任命；4.6.3一般员工的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续;4.6.4办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划;4.6.5办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力;4.6.6公司定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理； 4.6.7办事处要加强业务培训工作，调整工作气氛,不断提高员工的业务工作能力和鼓舞士气;4.7办事处商务运作管理4.7.1合同管理4.7.1.1合同必须采用公司标准《销售合同》，如是客户提供合同，违约条款及相关应收条款、验收条款必须与公司标准合同内容相符。不相符的情况下，必须由办事处负责人报备总监级以上人员签字方生效。4.7.1.2合同明列产品明细必须与公司产品目录一致，不允许随意更改产品名称、编号。4.7.1.3商务有责任监督办事处业务员把所有客户合同必须提供最新的三证（营业执照，法人身份证复印件、组织代码证，税务登记证）4.7.1.4合同上必须详细注明付款条件、收货地址、收货人、联系电话。如收货人有更变，必须填写收货人授权委托书和指定人员身份证盖章方可放货（原件寄回，办事处需复印一份留底）4.7.1.5办事处所有客户出货必须有合同，商务有责任对合同进行评审，不符合公司规定条款，必须上报批准。商务也有责任每月必须催回原件合同留底；4.7.1.6客户购销合同金额未达到5000元的，公司只提供运输费用，不提供送货上门费用；4.7.1.7客户指定货运公司或指定发快递，公司只提供跟催发货，不提供运输费用；4.7.1.8客户先对合同确认盖章，我司方盖章回传。4.7.2出货管理4.7.2.1原则上货物都由广州总公司发出至客户处，办事处不留库存（特殊情况下经总经办批准可有少量库存），商务部必须于当天4点前给予出货通知单给仓库备货发货，超过此时间需隔天再发（