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报告、联络、咨询  ——Julie 2012-07-25 例一 周三，业务员李先生到生产部找生产主管张先生。 李先生：张主管，您好。上次那个XXX订单的货这周末就要发货给客户了。还请您多费心了。拜托了。 张先生一副莫名其妙的表情。 李先生提醒到：就是云南白药XXX订单呀，您该不会是忘了吧？ 张先生恍然大悟：啊！那个啊。。。没有没有。。。怎么会呢。。。。。。 李先生：那就拜托了。回头弄完了请你吃饭。 李先生走后，张先生很苦恼，因为他确实把这件事给忘记了。报告上司吧，怕被责骂。不报告吧，不知道该如何处理。张先生想到目前生产线正好在生产D客户的货，离交货期还有很长一段时间，他想，可以先把D客户的货拿来发给C客户，以目前的生产进度，一定不会误了D客户的交货期的。 周末很快就到了，业务员李先生拿到了自己所要的货，很开心。送走了李先生以后，张先生接到了上司潘经理的电话，说D客户的货的交货期提前了一周，下周二就要交货。张先生听了，如雷轰顶，因为货刚被李先生提走，仓库剩下的只有不到1000，远远不够10000的要求。这下，张先生不知道该怎么处理了，急忙将事情经过告诉了自己的上司潘经理。。。。。。 第一部分 报告 一、报告的重要性 报告：报告就是向你的上司解释你的工作进展和业绩。 报告业绩 例：本月生产订单达成率100%，产品抽检合格率 100%，出货率100%，顾客满意度100%。 报告工作进展 例：急救盒目前日产量200只，按照目前的生产速度，在本周07月29日基本能完成生产。 重要性： ■ 报告不只是报告业绩，也应该报告工作进展。 ■ 报告甚至可能是你说的不重要的状况。 ■ 就是你和工作伙伴提供适当的讯息和交换意见的途径，由此以来工作业务才能顺利进行，并适当的回避可能性的麻烦。 二、报告步骤： ?开头呈出要点 （先说结果） ?解释原因、理由和情况 （接着说原因） ?适当加入个人意见 （最后提出自己的 看法） 例 要点（结果）： 中午没饭吃 原因： 停电了，无法煮饭菜 个人意见/（看法）： 针对于近期老是停电的状况，建议订购煤气代替电。煤气比电便宜。。。。。。 三、实际情况的报告要点 ?实时记录需要报告的事情 （随身携带笔记本、笔） ?及时报告（无法做决定或拿不定主意等情况时及时向上级或同事报告以寻求帮助） ?呈报重点（向上司报告，即使他在忙） 四、优良报告 ?向上司报告你的工作状况（向上司报告，即使他在忙） ?养成实时报告习惯，别拖延太久 ?根据状况选择合适的通讯工具或管道（打电话、发信息、邮件、他人转达。。。） 五、总结 报告的七要点： ?报告是日常工作的主要任务 ?当迟疑不决时应及时做报告 ?当发现状况不良时，应马上报告 ?报告的程序是：结果—原因/背景/状况—意见 ?碰到复杂情况时，先将事情摘要真象率先做好草稿才做报告 ?将事情真象和你的个人意见分别陈述以示公正 ?向自己催讨报告，这也是重要一环 例二 Apple：您好，请问是生产部潘经理吗？ Boy：潘经理不在。我是Boy，请问有什么可以帮到您？ Apple：我是业务员Apple。我找潘经理有急事，可否请您帮忙转达一下？ Boy：没问题。您稍等，我拿笔记一下。（拿笔、纸）。您请说。 Apple：是这样的，因为客户要在之前的XXXX订单16000只急救盒的基础上再增订4000只，请潘经理帮忙安排生产，货比较急，这周末一定要生产完。 Boy：我重复一遍“XXXX订单增加生产4000只急救盒,本周末交货”对吗？ Apple：是的。谢谢您。拜托了。 Boy：不客气。 下班了，潘经理还没回来。Boy打潘经理的手机没人接，家里电话也不通，就把留言条放在潘经理的办公桌上。周末早上，Apple打电话来问那4000只急救盒生产得怎么样了，Boy把Apple的问话转达给潘经理，潘经理说：“什么？4000只急救盒？没有接到生产通知单呀” 原来，Boy把留言条放在潘经理办公桌上后，没有再跟潘经理说这件事，他以为潘经理一定会看到他的留言条。刚好风把留言条吹到了地上，被清洁阿姨扫走了。 第二部分 联络 一、为何重要 联络： 就是把有关的讯息传递给你认为现在需要知道这讯息的人士。 ?将目前的情况电传以通知有关人士； ?当出外办公时用电话传达有关讯息； ?请其他人士一起共同联系等等。 二、基本要点 发生何问题？ 如何传达？ 是否正确传达？ 三、联络的步骤 ?提出目的 ?解释原因、背景、理由和情况 ?再次确认你所提出的事 三、优良联络的特质 ?事先把所要的资料整理出摘要 ?别自以为是并利用推测能力 ?养成记录备案的习惯，并传达留言（记录留言，传达留言） ?