第六章--文书立卷精选.ppt

4.3 立卷工作程序 4.3.1 流程图 * 6.3.2 平时归卷 文书人员平时把已经处理完毕的文件随时按立卷类目的条款归纳进去，待年终系统调整后立卷。需要注意： 1、建立平时归档制度，明确归档的范围、时间和要求。 2、准备好平时归档物质条件。 3、注意平时清扫。 * 6.3.2 组合案卷 4.3.2.1 程序 文件的 组卷 文件的 定卷 确定案卷 保管期限 拟写案卷 标题 * 6.3.2.2 组卷 文书人员根据分类方案和立卷类目，将办理完毕的文件归入所属类目的工作。需要注意： 1、根据立卷类目，将文件归入所属的立卷条目中，对一个条目的一组文件进行确定后，填写“立卷流程单”。 类号 类目名称 初拟案卷标题 文件时间 年 月 日起 件数 张（页）数 年 月 日止 保管期限 文件处理号 备考说明 立卷部门 立卷人 立卷时间 年 月 日 备注 立 卷 流 程 单 * 2、检查文件完整情况。无法补救的情况须在“立卷流程单”的“备考说明”中注明情况和原因。 3、排列文件先后顺序。也叫卷内文件排列。排列方法是： （1）可以按时间顺序排列。 （2）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文件在后；上级文件在前，平级、下级文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿顺序排列。 （3）几种特征组合运用排列。常见的是：问题——时间；作者——时间；作者——问题——时间。 * 6.3.2.3 文件定卷 文件在经过文件组、区分保管价值、检查卷内文件完整情况、排列顺序及拟定案卷题名后，最终确定案卷。 将最终符合案卷规范和要求的文件确定为案卷。 6.3.2.4 确定案卷保管期限 对照档案保管期限表判定卷内文件的保管期限，从而确定案卷保管期限。 * 6.3.2.4 拟写案卷标题 案卷标题应该是对案卷内容的高度概括。其结构是： 作者+事由+文种 如： 江宁、浦江、六合县人民政府 关于引进外资 的总结和规划 作者 事由 文种 * 6.3.3 编目定卷 编制目录 编制目录 编制目录 编制目录 编制目录 * 6.3.1 编制目录 卷内文件目录附于案卷卷首，介绍卷内文件内容和成分。 卷内文件目录填好后，除一份放置卷首外，还要复印多份，注明目录号、案卷号和案卷标题，按照安排排列次序汇编成册，以备便知其它文件级目录时作为检索工具。 * 4、编归档号。文件数量较少可由立卷的档案管理员编；文件数量很多，可由文书立卷人员编制。其结构有两种： （1）内部机构代号（或代字）——顺序号。这种形式适用于每年形成文件数量较多的单位。 （2）类号——顺序号。适用于每年形成文件数量较多的单位。 （3）年度流水号。适用于每年形成文件数量较少的单位。 5、编档号。由全宗号、目录号、案卷号组成。每年形成文件数量较少的单位可直接填写，其它单位可留待进档案馆后填写。 * 6.3.3.3 填写封面和备考表 1、填写案卷封面 全宗名称 类目名称 案卷题名 起止时间 件页数量 保管期限 归档号 档号 * 6.3.3.5 文件归档 文书部门一般在第二年的上半年向档案室移交上一年的归档文件。专门档案可以按规定时间移交。归档需要办理移交手续。档案室需要检查清点案卷材料： 1、案卷是否完整。一个立卷单元的各个组成部分无残缺。 2、案卷质量是否符合要求。 另外，编制移交案卷目录。 * 图示 * * 1、保持文件联系的目的在于客观反映历史面貌。 2、内容联系有利于完整反映形成者各种活动的来龙去脉和基本情况。 3、时间联系，体现活动的阶段性、连续性和完整性。 4、形式，有利于揭示文件特殊价值，便于保管。 * 1、本单位重要文件：指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作总结、计划、重要请示报告、机构演变和人事任免的文件 1、上级的重要文件：指示、命令、批复 1、下级重要文件：请示、报告、总结等。 2006年《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 ，各单位以此为依据编制本单位的“归档文件范围”和“保管期限规定”。 编制工作方案一般要与机关档案分类方案结合起来。比如，一个机关的档案分类方案采用的是年度——机构——保管期限的分类方法，在制定编制工作方案时，就要按机关内部各个工作部门一个一个地编制，最后形成一个总表。 以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行，报同级档案行政管理部门备案。《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案