[应用文书]办事处管理办法.doc

??? 总则办事处是销售公司在各省区市场设立的办公事务地点，负责协调公司对所管省区的事务管理。加强并规范省级办事处管理，是公司提高工作效率和管理水平，实现公司管理科学化的途径，加强对各省办事处的规范管理，对公司的发展将起积极的促进作用。选址及变更事项管理办事处的选择要遵循科学原则，综合考虑各因素，经过认真分析筛选后确定。1)、办事处的选址设计活动地域、社会公共设施、经济基础设施、地点知名度、可供扩展空间、成本以及其他因素，需要根据公司要求对各因素做出评估。2)、办事处基本选定以后，由省级经理签字并上报公司，经过公司后方可签订租用合同。3)、所签订的合同必须符合法律文本格式，手续完成后，办事处必须在三日之内将各法律文件以及税票上报公司备案。办事处一旦选定后，如无其他客观因素，原则上不允许经常迁移。1)、因主观因素需要迁移办公地点，该办事处必须提前三天上报公司，阐明变动原因。2)、在上报公司变动原因之时，以必须及时考察选择新的办公地点，一般要求同时考察三处或以上地点，经所比较后在决定。3)、新的办事处地址变换后，各项手续及要求同第2条。人员配置管理4．人员的配置、招聘、录用以及培训，遵循公司的有关规定，结合市场的具体实际，做到不缺不滥。1)、办事处的人员配置要遵循公司“因需设岗”的原则设置岗位并配备人员。2)、办事处的人员招聘需求必须经过省级主管上报公司同意，由公司指派或经公司同意后由办事处在当地招聘。3)、新录用人员要按照正常规定将其档案资料保送公司及人部备案，同时各办事处留存一份备档。4)、新招的人员培训工作由公司负责，或由公司委托各办事处完成，经考核合格，即可正式录用。办公消耗品管理5．省级办事处的办公消耗品的订购、采购、分发等工作均由省办事处内务助理统一负责。1)、一般情况下，一季度采购消耗品一次，若出现特殊情况必须经省级经理签字同意可提前采购。2)、订购物品送到后，负责人要核对、规格、数量和质量，确保没有存在问题后，签字验收。6、消耗品的使用要尽可能节俭，同时要加以妥善保管。1)、所购入的用品，都必须一一填写清单。2)、必须清楚地掌握办公用品上库存情况，经常整理，必要时实行防虫防潮等措施。3)、每年6月和12月要对各区域办事处的使用情况进行检查统计，若存在问题应该及时指出并相应地整改。文书管理7．各省办事处需要负责管理相应的文书，加强保密制度的规范实施。1)、所有文书包括经销商业务统计、会议决议、通报、合同或协议、广告投放调查表、各种帐本、统计图表等一切业务相关的用书或公文。2)、全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有，任何人都必须严格遵守公司的保密制度。3)、文书的收发、领取与寄送，原则上由各办事处内务助理负责。4)、文书负责人必须按照公司的要注对其按照密级分类，并按照保密制度处理。5)、文书按照内容进行整理后，按尚未完成的文书和可以归档的文书二类进行管理，全部完结的文书，分别按照所属部门、机密程度、整理编号保存年限进行整理与编辑，做好登记并且归档保存。会议管理制度8．办事处的会议包括例会以及因特殊情况需要临时召开的会议。1)、省级主管将会议相关文件内容通知内务助理后，内务助理应该及时组织会议地点，材料等，并及时准备通知每一位出席人员。2)、每一次会议，内务助理或主管都必须做好会议记录。会议记录要尽可能详尽，能反映当时的真实情况。3)、对于因故缺席人员，内务助理要正确了解原因，做好记录，按照公司相关规定给予处罚，对于无故缺席者，要及时向省级主管报告上报公司备档。4)、会议要求讲究效率，杜绝“文山会海”现象。出差考勤管理9、省级办事处所负责所在区域各业务员的出差考勤管理，对业务员的考勤要不时抽查，做好出差费用报销工作。1)、省级办事处接到公司通知相关业务员回杭州开会的文件后，应该及时通知各人员并做好记录。2)、回总部出差的各业务员应到办事处办理出差手续，包括从总部出差归来后的报销手续等等。3)、到各地市、县出差的业务员，办事处要做好记录，了解每位业务员的出勤情况。4)|出差费用报销，严格遵守《销售公司销售人员出差费用报销的规定》。10、由于销售工作的特殊性，各办事处应该不定期抽查所属业务员的业务考勤情况。要求区域经理考核一月二次，客户经理一月四次，销售代表及及跑单员一月至少一次，同时要求客户经理配合对销售代表以及跑单员的抽查。安全、卫生制度11、集团公司的安全保卫制度同样适用于各办事处。1)、由于各办事处未配备门卫保安人员，故应该加强安全工作，每天下班时都要锁好门窗。若上半时发现异常及时报告处理。2)、各业务员不得带无关人员进入办事处，若因需要则必须做出口头说明并做好登记。3)、由于各办事处所在地域气候以及周围环境