[经管营销]高效的会议.ppt

固定的会议流程规范 开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度 3 议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行动 总结 2 结束会议 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划 会议准备工作核对单 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励员工的士气 巩固主管的地位 会议效率不高的原因 时间安排得不合适 地点安排得不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 参会者的技能不足 准备工作不够充分 目的和结果不明确 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 请最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 跟踪检查结果 德信达咨询 德信达咨询 德信达咨询 * * * * * * * 会议中心 优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术支持和安全保卫。 缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 德信达咨询 安排座位 一对一会议 在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。 一对一的会议有三种座位安排： 德信达咨询 支持性的 如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 德信达咨询 合作性的 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。 德信达咨询 面对面的 坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 德信达咨询 多人会议 多人会议有四种就坐方式， 如下图： 德信达咨询 德信达咨询 掌握会议节奏 德信达咨询 1）准时开会 2）履行议程 3）有效的利用时间 4）规定休息时间 德信达咨询 控制会议 德信达咨询 读出消极信号 与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中 。 德信达咨询 一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。 德信达咨询 这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。 德信达咨询 辨别积极的信号 这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。 德信达咨询 这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。 德信达咨询 评估气氛 4） 维持秩序 5） 达成决议 德信达咨询 6） 维持秩序 若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。 德信达咨询 借 口 会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。 作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或者将任务转给其他人做。 德信达咨询 设 伏 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。 德信达咨询 对 抗 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。 德信达咨询 严重混乱 与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。 德信达咨询 7） 结束会议 处理其他事宜 总结决议 结束会议 德信达咨询 会议参与者的技巧 德信达咨询 积极参与 收集信息