记录控制.docVIP

文件编号 XD /QP-02-2010 版本号 01 文件名称 记 录 控 制 程 序 共 3 页 1 目的 对安装维修过程形成的记录的填写、确认、收集、归档进行控制，为产品满足规定要求和质量体系运行的有效性提供客观证据，同时也为产品可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量体系提供信息。 适用范围 本程序适用于产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 3 职责 3.1 质量体系相关记录，产品实现过程的监视和测量、计量、审核和评审，以及纠正和预防措施等记录,由办公室和安全质量部归口管理。 3.2 各部门负责本部门记录的管理。 3.3 记录的填写人员对记录的真实、及时、准确、清晰和完整性负责，并易于识别、检索和查阅。 4 工作程序 4.1 记录的范围 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于“记录”范围。 4.2.1 与质量体系有关的记录：评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、产品和过程监视和测量记录等。 4.2.2 与质量活动有关的记录：与产品要求有关评审记录、设计、评审、验证、确认和更改记录、评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、质量计划相关记录、服务及顾客投诉记录等。 4.3 记录的编号和标识 4.3.1 记录的编号： XXX XXX XX XX 记录表格序号 程序文件编号 记录表格的代号 单位名称，用汉语拼音字母表示 4.3.2 记录以其编号作为标识。 4.4 记录的填写要求 4.4.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。 4.4.2记录必须是本单位正式发布的记录格式；应用钢笔或签字笔填写，字迹清晰，错误处应采用划改，且有更改人签名和日期。 4.4.3与质量技术有关的记录，应有相关的质量控制系统责任人员确认。 4.5 记录空白表式的管理 4.5.1 各种记录的空白表式由各主管部门设计编制、由安全质量部审核后备案、编号后再由各部门发放，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。 4.5.2 各部门负责编制本部门的“记录目录清单”，内容包括：记录名称、记录编号、编制部门、编制日期、保存期限等。 4.5.3 安全质量部收集各部门提交的“记录目录清单”和空白记录表式，汇总成册和管理。 4.6 记录的保管和贮存要求 4.6.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。在封面和侧面注明部门、记录名称和日期，便于存取和检索。 4.6.2 记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，且应有备份。 4.7 记录的保存期限 按产品实际使用的有效期确定保存期限，记录保存期限一般为4年，并记于“记录目录清单”中。对于保存期超过一年的记录，可集中保存于档案室，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。 4.8 记录的借阅 4.7.1 借阅记录时，应登记并规定归还日期。必要时需经部门主管批准后方可借阅。 4.7.2 借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。 4.7.3 要求借阅合同记录时，在商定期内，记录可提供给顾客（或其代表）、供方查阅。 4.9 记录的处理 4.9.1 过期的或没有必要保存的记录，由资料员填写“记录处理审批单”，经部门负责人审查、主管领导批准后，两人共同销毁，并做好记录。 4.9.2 “记录处理审批单”各部门应长期保存。 4.9.3 需做永久保存的记录，由部门负责人批准并在记录上加盖“永久保存”印章。 5 相关文件 XD /QP-01-2010文件控制程序 6 相关记录 记录目录清单 记录借阅登记表 安全质量记录清单