第4模块 书面沟通技能PPT.ppt

第4模块 书面沟通技能;本章学习目标;4.1 认识书面沟通;1）书面沟通的优点 （1）可供阅读，能长期保留，并可作为法律凭证。 （2）可使下属放开思想，避免由于言辞激烈而与上级发生正面冲突。 （3）内容易于复制，有利于大规模地传播。 （4）讲究逻辑性和严密性，说理性更强。 （5）可以反复推敲、修改，直到满意为止。;2）书面沟通的缺点 （1）耗费时间长; （2）容易产生沟通障碍； （3）信息反馈速度慢; （4）无法运用情景和非语言要素。;4.1.2 书面沟通的原则;4.1.3 书面沟通的种类;4.1.3 书面沟通的种类;报告类文书的写作，首先要确定调查的对象，采用多种调查方法收集资料，然后把收集来的资料进行分析研究，选出具有代表性、典型性的材料作为论据，说明、宣传典型的经验与事迹，指出存在的问题与不足，提出改进的措施与方法等。 如调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告、述职报告等都属于报告类文书。;5.新闻性文书;案例; 启示：办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照文件管理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责任．同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。;4.1.4 书面沟通的障碍;讨论;4.1.5 书面沟通技巧;1）书写的一般要求;2）书写的原则（4C）;3）书写的过程;4）影响书写过程的因素;4.2 企业基本文书写作技巧;1）工作规划;1）工作规划;2）工作方案;3）工作计划;4）工作安排;5）工作总结;课堂互动：;4.2.2 报告的写作;1）调查报告;调研报告与调查报告的区别;概念：工作报告就是将最近发生、发展与变动的各种工作情况写出来反映给有关部门和上级领导的一种文体，属于组织内部反映情况的一种公文。其一个显著特点就是时间要比一般公文要求要高。 内容简介：说明主题、目的、信息获取方式、概要结论。 正文：阐述事实、分析事实 结尾：结论、建议;概念：述职报告是管理者向所属部门和员工以及上级组织和领导对自己在一定时期内的任职情况进行自我评述性质的报告。 格式：“标题+受文对象+正文+署名+日期” （1）标题的写法 文种式标题：《述职报告》 公文式标题：姓名+任职期限+所任职务+文种：《××2009年-2020年任崇左市副市长的述职报告》 新闻式标题（正副标题配合）：《抓好经济建设，提高人民生活水平——崇左市财政局局长的述职报告》;（2）正文的内容 任职概况：任职时间、工作变动、目标、个人评估。 尽职情况：工作实绩、经验、问题以及认识，突出重大问题和突发事件处理，表现个人管理能力和领导素质。 今后的设想和决心：战略规划、尽职态度。 （3）署名及日期：标题下或正文后 （4）写作的要求 思路清晰 以责任为中心，业绩要典型 问题要具体 态度要诚恳，语言要平实;概念：公文，即公务文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。 狭义的公文，即法定公文，专指党和国家行政机关在处理公务时使用的公文。 广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位在处理公务活动中形成的各类文字材料。 ;1）通知;（1）转发性通知;（2）事项性通知;请示是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。 用途： 当下级机关在工作中遇到问题，虽有解决的办法，但由于职权、条件限制，没有权力和能力实施这些办法，需要请求上级帮助时； 遇到新情况、新问题，政策、方针不明白时。 上行文、期复性公文 格式：“标题+主送机关+正文+发文机关+日期” 标题：“[发文机关]+事由+文种” 主送机关：仅有一个；只能上级机关；不能越级请示。 正文：开头+主体部分+结语 发文机关和日期：;行文关系的定义：是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系，亦即由组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系。 下行文：处于领导、指导地位的上级机关向被领导、指导的下级机关主送下行文； 上行文：被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文； 平行文：具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。;会议记录是指在正式会议进行过程中的记录，通常在会后形成相应的文件。 正式会议记录包括以下基本要素： 会议名称、会议召开的时间、地点及会议的主持人 所有出席会议者及缺席人员 讨论过的议程和议题，制定的所有决策 会议结束时间 下次会议的安排，包括日期、时间、地点、主题。;概念：协议书是社会组织或个人之间对某一问题或事项经过协商，取的一致意见后，共同订立的明确相互权利、义务关系的契约性文书。 格式：“标题+立约当事人+正文+生效标识