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档案管理 目录 第一部分: 客户档案管理 第二部分: 产证档案管理 第一部分 客户档案管理 客户档案管理目录 一、岗位职责 二、客户档案内容 三、客户档案相关节点及建档要求 四、客户档案装册要求 五、电子档案要求 六、档案管理注意事项 一、岗位职责 代理公司业务员 综合管理组档案岗 ★负责收集及补充客户资料，保证资料有效、完整。 代理公司 ★检查客户资料的有效性、及时性和完整性，建立客户档案。★负责客户纸质档案的暂时存档和电子档案的记录。★客户办理交付使用手续30日后移交客户档案至综合管理组档案管理岗。 ★核查客户纸质档案的及时性、有效性及完整性。★核查客户电子档案的及时性、有效性及完整性。 ★客户办理交付使用手续30日内移交客户档案至公司总办档案室。 二、客户档案内容 认购书、购房合同正本原件 办理产证委托书、前期物业管理协议、业主公约等 客户身份证件复印件：如身份证、护照、暂住证、居住证、结婚证等 公证书：如份额公证书、监护人公证书、英文名姓名公证书、共有声明等的原件及复印件 审批单：如有换房、更名、折扣、变更付款方式等特殊要求，即认购时与签约时数据或相关资料不符的情况，须提供相应的公司同意变更的审批单原件 贷款客户的《借款合同》原件，及经办银行/律师领取该客户购房合同正本原件签收单原件 客户领取购房合同正本原件签收单原件 交付使用通知书、面积差补充协议原件 客户领取商品房交付使用通知书等入住资料签收单原件（现房） 催办函、折盘函等复印件及EMS回执 其他客户资料：购房发票复印件、优惠活动协议、客户承诺函等 认购 三、客户档案相关节点及建档要求 办理交付使用手续7日内收集面积差补充协议原件、律师的交接单 交付使用通知书原件、面积差补充协议原件 签约 入住 认购书签署当日收集认购书原件、客户身份证明复印件、同意核查个人资信声明 备案 合同备案7日内收集合同正本原件、客户签收单原件 放款 全款到帐7日内收集银行返回的《借款合同》、 合同副本一本交接给项目现场地产客服 《前期物业管理协议》、业主公约交接给项目现场物业服务中心 签约至放款期间收集合同其他协议原件、审批单原件、共有声明原件、公证书复印件、借款合同原件、律师签收单原件、房款发票复印件、催办函复印件、折盘函复印件、EMS回执、其他资料 档案册 四、客户档案装册要求 档案顺序 10页的粉色插页文件夹 ⑴认购书原件 ⑵合同正本原件 ⑶其他协议原件 ⑷身份证明复印件 ⑸共有声明原件 ⑹公证书复印件 ⑺审批单原件 ⑻借款合同原件 ⑼交付使用通知书原件 ⑽律师签收单原件 ⑾客户签收单原件 ⑿面积差补充协议原件 ⒀房款发票复印件 ⒁催办函复印件 ⒂折盘函复印件 ⒃EMS回执 ⒄其他资料 ⒅⒆⒇ 转档准备 录入明源→制作侧壁→整理、转档 在销售后台档案管理模块中录入： 1、客户档案收集阶段及补充阶段的内容： ⑴认购书原件 ⑵合同正本原件 ⑶其他协议原件 ⑷身份证明复印件 ⑸共有声明原件 ⑹公证书复印件 ⑺审批单原件 ⑻借款合同原件 ⑼交付使用通知书原件 ⑽律师签收单原件 ⑾客户签收单原件 ⑿面积差补充协议原件 ⒀房款发票复印件 ⒁催办函复印件 ⒂折盘函复印件 ⒃EMS回执 ⒄其他资料 2、归档日期及归档人 3、转档日期及转档人 五、电子档案要求 NO.1 六、档案管理注意事项 客户档案的交接与借阅，必须有交接与借阅手续， 当事人双方须签字确认并记录交接日期。 保证客户档案的保密性，不可随意乱放或随意借阅， 档案柜随时上锁，作废资料需及时销毁。 保证纸质档案与电子档案要保持一致性、完整性及时性。 NO.2 NO.3 第二部分 产证档案管理 产证档案管理目录 一、目的、适用范围及职责 二、办证前档案管理 三、办证中档案管理 四、办证后档案管理 五、办证后档案移交 六、万科产权组的监管工作 目的 规范客户办证档案管理，确保客户在合同约定的期限内办理完毕产权证，并做好抵押登记工作 适用范围 适用于已办理交付使用手续的全部客户 术语和定义 纸质档案：存放在档案柜里的房屋所有权证、办证票据、客户办证档案及各类签收单等 电子档案：明源中记录的有关办理产权证的一切信息 职责 1、律师事务所与销售代理对接客户签约后的签约资料，完成办证资料的初审、暂存与管理 2、律师事务所与物业管理处对接客户入住后的办证资料，完成此部