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企业事业单位档案工作概述 一、档案的概念 《中华人民共和国档案法》所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 档案定义包括了以下基本含义： 　　1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。 　2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 　3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。 从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。 4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 二、档案的作用 档案是政治、经济、文化、科技等实践活动的真实记录，是人类重要的历史文化遗产，是社会的宝贵财富。档案作为历史记录，纵连古今，横贯自然和社会各个领域，记述了人民改造客观世界和改造主观世界的实践过程，具有不可替代的重要价值。档案关系着经济社会发展的昨天、今天和明天，科学有效地利用档案，对于了解过去、指导现在、规划未来，加快发展先进生产力，建设先进文化，维护广大人民群众合法权益，具有十分重要的作用。 概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。?  对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：?  1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。?  2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。?  3、档案是一个单位规范管理的基础。?  4、档案是我们积累和传播知识的重要载体。 5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。? 6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。?  最后，档案还是我们国家和民族建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。 三、档案整理工作 企业事业单位档案整理工作就是将企业事业单位零散的需要进一步系统化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。 企业事业单位档案整理工作主要包括两个方面的内容： （一）档案整理工作的内容 1、案卷的系统整理 案卷的系统整理是企业事业单位档案部门对收集和接收来的档案案卷进行的整理工作，其内容包括对档案案卷进行分类、编号、排架以及编制档案目录。 2、零散文件材料的整理 收集和接收来的档案，特别是从社会上征集来的档案，有的是未经组卷整理的零散文件材料，需要档案部门进行系统整理。零散文件材料的整理既包括文件材料的组卷整理等内容，还包括案卷系统整理这一内容。 （二）档案整理工作的原则 企业事业单位档案整理应该充分利用原有的基础，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。 1、保持文件材料之间的有机联系 所谓文件材料之间的有机联系，就是文件材料在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。企业事业单位档案来源于企业事业单位生产经营、技术开发等各项职能活动，是这些活动的真实记录，是它所反映的客体的自我认识。 每一项生产经营、技术开发活动都有着特定的程序和规律，在这些活动中形成的文件材料之间也具有一定的规律，它们之间有着密切的联系。在对企业事业单位档案进行整理时，应遵循档案形成的自然规律，保持文件材料之间的