[应用文书]书写邮件的技巧.doc

书写邮件的技巧 一、要标题清晰，简单明了 ? ? ?标题的清晰还有一个好处就是以后查找相关邮件更加方便。 ? ? ?二、要重视称呼 ? ?当你邮件发给大家的时候，请不要忘记称呼，更不要填错误的称呼，因为得当的称呼会给你的邮件带来更好的效果。 ? ?正式邮件：千万要了解清楚收件人的职位，如果你称呼普通员工为经理还好，要命的是称呼老总、总监们为经理。如果知道对方职位，一定要称呼职位（姓氏+职位），如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。 ? ?非正式邮件：当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，包括平常的昵称。 ? ?还有，多用“您好”比用“你好”更有效果，除非确定自己是上级或辈分较高。 ? ? 三、要人名排序 ? ?收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。 ? ?最得当的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排。 ? ?当然也有例外：当邮件同时发给客户和内部同事时，客户优先。 ? ? ???? ?? 四、要重点突出 邮件在工作中的作用越来大，每个人的个电脑都充满了邮件，很多人一天光收到的邮件就超过100封，这100封邮件，肯定没办法都仔细阅读。有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，根本看不下去，也自然影响到邮件处理的效率。如何让你的邮件与众不同，让收件人轻易读懂就是一门技术活了。 ? 推荐的方式是： 1、? 简洁明了，一段表达一个中心思想，核心意思用红色字体表示，重要部分可适当使用背景色、加粗等方法。 2、? 如果事项较多，加上序号1、2、3，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。 3、? 根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，如对方领导年纪较大，可以适当调大字号，以便对方阅读。 ? ? 五、要多用感谢 ?有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是作为领导，命令对方与自己合作，说句感谢只能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。 ? ? 六、要记得署名 ? ?很多人想当然的认为对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者“不用那么客气”，不知这样做会给对方造成多大不便，严重影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。 ? ?发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件。 ? 署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联络方式，一劳永逸。 ? ? 以上的一些注意事项同样适用于写短信，例如要称呼对方、要署名，要一次性地站在对方角度写清楚具体内容。 ? ? 七、字体、格式、附件 ? ? 邮件正文应使用统一字体及行距。让人看你邮件时感觉很舒服（比如：正文用14号黑色宋体，1.5倍行距）。关键字或重点部分可用红色字体或加粗。 ? 如果附件的内容不大，最好将附件的内容粘贴在邮件的正文当中，这样查看比较方便。 ? 如果附件过大，则要考虑对方的邮件服务器是否允许大邮件的接受。避免影响邮件到达时间。 ? ? ? ?重要：写完邮件后自己检查1--2遍，看看是否有错别字及语句不通顺的地方。