[应用文书]办公性费用审核及报销管理制度doc 19.doc

a)???? 办公性费用审核及报销管理制度 1 范围 本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。 本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。 2 引用标准 无 b)???? 定义 无 3 管理内容 3.1 基本原则 3.1.1 授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。 3.1.2 价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营运管理部统一招标确定供应商、采购价格报财务管理部审批备案后集中采购。 3.1.3 费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。 3.2 费用开支标准 3.2.1 业务应酬费 3.2.1.1 业务应酬费标准具体规定参见附件一。 3.2.1.2 报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，该表格式见附件三。 3.2.1.3 除公司统一组织活动外，禁止内部互相请客、送礼。 3.2.1.4 中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。 3.2.1.5 各单位业务应酬费按预算须重新核定，按时间进度进行控制，超预算不予以报销。 3.2.1.6 预算外业务应酬费标准事先由经办者申请，经审批后实施。 3.2.2 办公费 3.2.2.1 办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。 3.2.2.2 办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，各单位在年度预算总额内控制开支。 3.2.2.3 各单位应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由营运管理部（行政服务）统一组织招标采购，按月与供应商结算。营运管理部集中在财务管理部报账，各单位根据领用的办公用品承担办公费用。 3.2.3 邮电费 3.2.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。 3.2.3.2 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理部办理和备案，直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。 3.2.3.3 电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账，各单位根据实际发生情况承担相应费用。 3.2.3.4 岗位电话费补贴方案另行制订。 3.2.4 差旅费 按出差地点分为国内出差和境外出差。 3.2.4.1 国内出差 c)???? 符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经职能部总监或单位总经理事先书面批准，否则按乘机费用总额的60％报销；经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。 d)???? 出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以下人员国内出差审批人为主管单位负责人（指职能部总监或业务单位总经理，下同），主管单位负责人（含）以上人员出差审批人为副总裁或总裁，国外出差审批人为总裁。 e)???? 出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话、邮件等其他方式向主管单位负责人和单位财务负责人申请，并于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。 f)???? 员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报销标准的70％执行。 g)???? 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮的，公司不再另外报销伙食补贴。 3.2.4.2 境外出差员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销 标准另行制定。 3.2.5 汽车费 汽车使用管理办法另行制定。 3.3 个人借款程序 3.3.1 出差借款 3.3.1.1 个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内， 出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差审批表”，按程序办理借款： a)2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主管单位负责人审批→借款 b)2万元以上5万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主管单位负责人审核→财务总监审批→借款 c)5万元以上出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主管单位负责人审核→财务总监审核→总裁审批→借款 3.3.1.2 还款时间要求：出差人必须于出差回来后7个工作日内（节假日顺延）填单报销冲账，报销单据不足以抵偿