文员的工作指导思想.doc

文员的工作指导思想 为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想： 先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程。 文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。这三个步骤并不是分开独立的，而是想相互联系形成的一个循环。下面详细说明这个过程。 计划的步骤 在文员的工作中，有不少是已经预先决定顺序的定型业务，但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作，需要首先作具体计划，以便顺利达到目标或目的。假如计划得好，该项工作就等于完成一半了。反之，若接到指示时，没有任何设想就着手从事该项工作，就可能会只顾该项工作而无法看清整体的工作情况，这样将会影响其他作业的效果，迫使预定计划延迟完成。所以，在没有开始之前要先做好计划。制定计划时的要求有以下几点： 充分了解即将开始的工作内容——除了和整体工作的关系之外，也要正确了解工作的重要性、紧急性和上司的期待要求等。 思考以什么方法进行效率会最佳——为配合工作的要求应安排工作顺序，并具有迅速、正确、完美的工作意识。 上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 实施的步骤 这个步骤是按照计划从事工作的阶段。个阶段在时间上来说是最长的，因此在实施中最重要的是使手段与目的的能相互配合。 此外，文员除了定型业务之外，也会遇到突发性的紧急情况，所以，文员也应具有适当判断的情况，机智应对的应变能力。实施时的要点如下： 同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行——如果没有按照原定计划进行，就要马上加以修正、调整，并向上司报告。 上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施——即使上司所知识的工作看起来毫无意义，也要确实按照上司的意思去执行。 配合上司预期的期限——为了这个要求，平时就应该好好了解自己做事的速度，假如在进行过程中发生问题，要立即向上司报告。 检查的步骤 检查就是评估、研究工作是否按照当初的计划进行，有没有达到预期的效果，并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果，以此作为提高工作质量的手段。因而，检查时不可或缺的重要步骤。 为了要检查、评估及研究结果，文员必须有追求更高工作质量的积极性和自我批评、自我启发的愿望、态度，并能够对自己的工作负起检查以及改正的责任。检查时的要点如下： 分析计划和实绩的差异——先检查是否有如当初计划所预期的成果。如发现两者之间产生差异，就要分析检查原因，冷静地、正确地加以评估，随时予以改进，并记录在“研究备忘录”上，以使日后进行改进。同时也要在新的计划表中体现出来。 把以前进行过的工作或者别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以分析比较——如果发现有知识或技术上不足的情况，应努力予以弥补。