[信息与通信]一、电子文件的概念.pdfVIP

一、电子文件的概念 指在计算机及网络中生成的社会 活动记录，即以数码形式记录于 磁带、磁盘、光盘的载体，依赖 计算机系统阅读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。 国家档案局制定的《电子文件归 档与管理规范》（修改稿）的定义 p43 哈尔滨市档案局技术处王 欣 1 电子文件的特点 � （一）电子文件具备文件的基本特征 � （二）电子文件自身的技术特点 哈尔滨市档案局技术处王欣 2 （一)电子文件具备文件的基本特征 � 1、电子文件也要求由法定作者制发 � 2、具有法定的权威性和现行效用 � 3、具有规范的体式和特定的处理程序 � 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特 点的，才能视为电子文件。 哈尔滨市档案局技术处王欣 3 (二)电子文件自身的技术特点 � 编码形式上 � 二进制编码带来以下特性 � 非人工识读性 � 对计算机系统的依赖性 � 信息的易更改性 � 载体特性上 � 载体与信息的可分离性 � 信息存储的高密度性 � 载体的不稳定性 哈尔滨市档案局技术处王欣 4 电子文件发展的四个阶段 � 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物， 即“草稿性电子文件” � 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本， 电子文件为副本 � 三、电子文件阶段，即电子文件为正本， 纸质文件为副本 � 四、无纸阶段 p39 哈尔滨市档案局技术处王欣 5 二、电子文件管理原则 � （一）档案管理的一般原则对电子文件的 管理仍具有宏观指导作用 � （二）电子文件的“电子”特点使电子文 件工作须注意的两方面内容： � 文档一体化的全过程管理 � 保障电子文件真实、完整、有效性 哈尔滨市档案局技术处王欣 6 二、电子文件管理原则 � 文档一体化 � 是从文书和档案工作全局出发，实现从文 件生成制发到归档管理的全过程控制。 � 包括： � 文档实体生成一体化 � 文档管理一体化 � 文档信息利用一体化 � 文档规范一体化 哈尔滨市档案局技术处王欣 7 二、电子文件管理原则 � 文档一体化的意义： � 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 � 文档超前控制 � 提高信息检索效率 � 有助于科学决策 � 提高行政效率 � 有利与人、财、物的合理利用 哈尔滨市档案局技术处王欣 8 三、电子文件的技术鉴定 � 电子文件的真实性、完整性、有效性 � 真实性：电子文件的内容、结构和背景信 息与形成时的原始状况一致 � 完整性：电子文件的内容、结构、背景信 息和元数据无缺损 � 有效性：电子文件的可理解性和可被利用 性