[IT认证]Access 第1讲.ppt

第1讲 Access 基本知识和建立数据库 中文Access是微软公司发布的中文版Office 软件包中的关系型桌面数据库管理系统。Access以其强大的功能、友好的界面吸引了众多的用户，而且为Windows图形用户界面而设计的应用程序生成器，是当今流行的数据库软件之一。 为什么需要数据库和数据库管理系统？ 信息是人类社会发展中维持生产活动、经济活动和社会活动必不可少的重要资源，也是现代管理的宝贵财富。因此，人们为了获取有价值的信息，就需要对数据进行处理、进行管理。 信息系统是一个由人、计算机等组成的，并能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护、分析、计划、控制、决策和使用的系统。用计算机对数据进行处理的应用系统称为计算机信息系统。信息系统其核心是数据库。 例如，在一个商品进销存管理信息系统中，一段时间内的销售数据记录集合如表1-1所示，它记录的是实际的销售过程，是一个客观事实。 表1-1 销售数据记录表 往往需要通过对客观数据进行必要的处理，以获取相关的销售信息。例如，可能需要分别统计各类商品在这一段时间内的销售总数量及其销售总金额，就形成了一个应用需求。为了实现这一应用需求，可以针对销售数据记录集合编写一段应用程序，该程序的运行结果如表1-2所示。 表1-2 销售数量与销售金额分类统计视图 当然也可能提出另外一种需求：分别统计每一位营业员在这一段时间内的销售总金额。就显然是另一个应用需求。为了实现这一应用需求，就需要编写另一段应用程序，使其运行于销售数据记录集合之上，从而获得如表1-3所示的运行结果。 在这两个例子中，两个应用程序都是在处理同一个数据集合，只是采用不同的处理方法而已。销售数据记录集合的数据组织形式只是在描述实际的销售过程，而不用去考虑应用程序会如何处理这批数据，因此说明了数据是独立于应用程序而存在的。为了满足不同的应用需求，可以编写不同的应用程序，而无须去更改数据记录集合。这就为我们使用数据提供了极大的灵活性，也方便维护数据的统一性。 Access的基本知识 Access关系型数据库基本概念 关系型数据库系统的基本特征是按关系数据模型组织数据库，以其结构简单、理论基础坚实、数据独立性高以及提供非过程性语言等优点而被认为是具有很大发展前景的一种数据库，并已经得到了广泛的应用。 在关系型数据库中，数据元素是最基本的数据单元。可以将若干个数据元素组成数据元组，若干个相同的数据元组组成一个数据表(即关系)，而所有相互关联的数据表则可以组成一个数据库。 1. 数据元素 数据元素存放于字段中，一个数据表中的每一个字段均具有一个惟一的名字(称为字段名)。一个字段也就是数据表中的一列。字段的基本属性有：字段名称、数据类型、字段大小等等。 2．数据元组 在Access中，数据元组称为记录。一个数据表中的每一个记录均具有一个惟一的编号(称为记录号)。一个记录也就是数据表中的一行。 3．数据表 具有相同字段的所有记录的集合称为数据表，一个数据库中的每一个数据表均具有一个惟一的名字(称为数据表名)。 4．数据库 将相关数据表的集合称为一个数据库。一个Access数据库不仅仅是数据表的集合，还包括查询、窗体、数据页、宏以及模块等。 （1） 表 表是数据库中存储数据最基本的对象，常称为“基本表”，是构成数据库的一个重要组成部分。表由若干记录组成，每一行称为一个“记录”，对应着一个真实的对象;每一列称为一个“字段”，对应着一个属性信息。每个表都有关键字（关键字可以是一个字段或多个字段），以使表中的记录惟一（记录不能重复，它与实体一一对应）。在表内还可以定义索引（可以是一个或多个），当表内存放大量数据时可以加速数据的查询。 （2）查询 查询用于在一个或多个表内查找某些特定的数据，完成数据的检索、定位和计算的功能，供用户查看。 l??选择查询：找到符合特定准则的数据信息,可以对数据表进行统计，如求和、记数、求平均值等。它是最常用的查询类型； l???参数查询：通过用户输入不同的查询条件参数，显示相对应的查询结果； l?? 交叉查询：显示表中某个字段的汇总值（合计、求平均值）等的查询类型； l?? 动作查询：对数据表进行生成、删除、替换等功能的查询类型； l?SQL查询：使用结构查询语言SQL进行查询。 （3）窗体 窗体是Access中用户和应用程序之间交流的主要界面，用户对数据库的任何操作都是通过窗体来完成。通过窗体可以向表中输入数据；创建切换面板，可以打开其它窗体或报表；创建自定义对话框，可以控制数据和输出、显示等操作。 窗体中的大部分信息来