高效能会议管理(讲的师手册).pptx

高效能会议管理Jack基本约定手机静音请遵守时间请积极参与我们的开会现状会议太多会议时间太长会议议程太多参与者太多参与者没有做好准备需要参加的人没参加没做好会议计划主持人不能掌控全局开会的理由不充分会议结束没有结论我们的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会为会议花掉多少时间因为开会达成几项共识因为开会完成几个结论因为开会加了多久的班因为开会失去多少关键时刻因为开会延误了多少工作会议到底需不需要管理课程目标了解会议的目的、种类、会议效率不高的原因掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧重视会后行动计划的部署和落实课程大纲第一讲：会议基本概况第二讲：会议效率不高的原因及解决方案第三讲：开会前的准备工作第四讲：成功会议的五种策略第五讲：会议中的沟通与反馈技巧第六讲：主持人的会议管理技巧第七讲：如果对待会议中的意外情况第八讲：主持人、参会者的责任第九讲：会议纪要的撰写第十讲：会后跟进第一讲 会议基本概况会议的概念、意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的概念古代：《独断》-汉代·蔡邕凡章表皆启封，其言密事，得皂囊盛，其有疑事，公卿百官会议。即，集众议事也。汉语“会”、“议”也支持了这种看法，即为聚众，讨论。现代：会议是几个关键人物聚合在一起，每个人都有他们各自的角色，讨论他们共同涉及到的问题，取得某些决定，达成会议的预期。甲想法好创意好点子会议乙想法丙想法会议的意义一种群体沟通的方式一个集思广益的渠道显示一个组织或一个部门的存在计划 组织领导控制会议管理的职能会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享激励士气开发创意达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新方案评议新方案确定行动纲领会议的种类依据划分角度不同可以进行不同的分类：会议规模：小型、中型、大型、特大型会议性质：法定、非法定（办公和其他）按照会议活动的特征：政治性、商务型、学术按照会议的形式：现场会、电话会、网络会议按照参会者的区域划分：国际、全国、区域、单位、部门、业务单元、项目团队按照时间：定期、不定期、多次性按照会议阶段：预备、正式会议的种类（内部）常规部门例会总经办会议各业务会议：产销会：协调产销任务（营销、采购、PMC）计划会：针对排产（PMC、跟单、营销责任人、采购责任人）品质会：品质部召集组织相关责任人（生产品质、来料品质、设计品质、品质标准）专题会：例如：物流工作提升沟通会会议的频率常规的部门例会建议频率：每周一次，至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。会议的频率全体员工大会建议频率：每三个月/半年一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。一对一会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。会议的成本（直接、时间、机会）直接成本＝会议场地费＋设施的租赁费＋装饰费+文件资料印刷、制作费（食宿费＋差旅费等 ）时间成本＝参加会议的人数×（与会者准备的时间＋正式开会的时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间） ×参会者的平均每分钟薪水机会成本：3种情况因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围的突发事件而停产单元小结本单元主要的收获：会议的概念、意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本我将在今后的会议中如何运用：小贴士：会议的目的是会议的驱动器，达不到目的，就是对时间的浪费。第二讲 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及具体表现 原因具体体现时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 会议的准备开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 工作开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 预防性管理效率不高的原因 预防性管理措施 时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。 地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着