总经办工作管理手册.doc

主任寄语： 办公室主任，是一个双重性的角色。他既要对上级负责，又要对下级负责，既要处理各类繁锁纷冗的事务，又要协调各种错综复杂的人际关系，因而办公室主任在整个机构中占有举足轻重的特殊地位，起着承上启下的特殊作用，而要担负起这一重要角色，就必须具有相当高的素养，即在办公室这个特殊环境中实施领导的能力。 在当今高度信息化的知识经济时代，人才倍出，竞争激烈，人际关系纵横交错，盘根错节，在此情况下，作为一个领导者，要想保证工作的顺利开展，除了个人努力外，还应具有见微知著，世事练达的睿智头脑，高瞻远瞩，洞悉入微的敏锐眼光，容纳百川，包容万物的广阔胸襟，以及不断学习的求知精神，否则终将成为职场上的失败者。 当好办公室主任，一切从零开始。 总经办工作职责 一、在总经理领导下完成总经办的各项工作。 二、负责完成总经办的各项日常工作。 三、负责文件的上传下达，信息传递。 四、负责对小车的使用，调配安排，及车辆的档案、维修、费用进行管理。 五、负责公司的各项行政招待、宴请、住宿安排及费用使用，审核管理。 六、负责各类档案资料、人事档案、印章的管理。 七、负责集团公司公物、办公用品的选购、发入、费用管理。 八、负责集团公司各部资料的打印、传真、复印管理工作。 九、负责对下属公司的行政工作，行政专干指导、监督。 十、负责年度、月度各项费用的审核、申报。 十一、负责总经办的绩效考核，周计划、月工作的执行。 十二、负责组织执行员工福利发放。 十三、负责处理各行政归口的各项工作。 十四、负责检查各部的环境卫生工作。 目 录 一．行政内务管理制度 1．时间管理制度 2．员工行为规范 3．公司文件管理制度 4．印章管理制度 5．文印管理制度 6．档案管理制度 7. 保密制度 8．办公用品管理制度 9．车辆管理制度 10．公物管理制度 11．宴请接待制度 12．宿舍管理制度 二．行政内务管理流程 1．文件处理程序说明 2．文印程序说明 3．档案调阅程序说明 4．传真收发程序说明 5．公章使用流程说明 三．表格 1．发文稿纸 2．文件发放表 3．会议通知单 4．会议纪要 时间管理制度 为加强企业管理，规范员工的行为，培养员工的自律意识和时间观念，特制定以下时间管理制度。 1 上班时间不得迟到、早退。打扫工作环境的卫生不得占用上班时间。 2 迟到、早退时间以5分钟为限，当月累计迟到、早退3次，加计一天事假，迟到、早退30分钟以上按旷工一天处理。 3 上班时间不许扎堆闲聊，以影响他人工作。 4 非采购人员，不得在上班时间上街购物。 5 上班时间不得接待与工作业务无关的其他来客。 6 上班时间不得从事与自身业务不相关的其他活动。 7 上班时间外出办事，需向当班经理请假。 8 对季节性很强的生产经营单位或相关部门，在其相应的生产季节，可不受上述时间管理制度的限制，企业可根据自身特点制定出相应的时间管理报总公司总经办备案。 9 只要进入上述可操作的时间管理阶段，各企业必须按制度执行。 员工行为规范 1遵纪守时：按时上下班，不迟到不早退，不串岗脱岗； 2严格上岗：上岗工作要集中精力，全神贯注，不扎堆闲聊天； 3按章操作：职工必须严格执行“三规一制”（操作规程、安全规程、设备维护保养规程、岗位责任制），按章办事，不违章作业； 4爱护设备：工具要摆放整齐，机器要保持清洁，经常维修，保持良好运行，原材料、成品、半成品、工装等堆放有序； 5安全生产：防火防盗，防止事故隐患，经常对职工进行安全教育，对新上岗的职工要进行“三级教育”（厂级、车间、班组级）保证安全生产； 6钻研技术：要有强烈的工作责任心，对技术精益求精，树立名牌意识，保证质量，不出不合格产品； 7尊师爱徒：师徒文明，团结互助，互帮互学； 8环境整洁：保持室内卫生，操作现场干净整洁。 9机关工作人员要公正谦洁，忠于职守，树立全心全意为广大职工服务的思想； 10热爱本职工作，精通业务，不断更新知识，提高业务素质和工作能力，办事讲究效率；11遵章守纪，遵守公司各项规章制度，不违反纪律，上班不串岗，不干与工作无关的事； 12说话和气，礼貌待客，态度诚恳，尊重员工和来访者，办事不推诿； 13仪表端庄，精神饱满，着装得体，举止大方，体现职业风范。在岗时女职工严禁浓装艳抹、穿超短裙；男职工不留长发、不吸烟、不酗酒； 14工作要有计划、有条理，分清事情的轻重缓急，讲究工作效率和工作质量； 15要有较强的组织纪律观念，请示、汇报或安排、布署工作要按组织程序逐级进行。部门之间要加强合作，相互协调，不得拖拉扯皮，推诿责任； 16持办公环境优美，做到窗明几净，办公桌上的文件堆放整齐。 公文管理制度 为使总公司及各所属公司、部门的公文进一步规范化、标准化、制度化，不断提高公文办理的效率和质量，有效地发挥公文的重要工具作用，特制定本制度。