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第 四 章Microsoft Excel 97 电子表格系统 4.7 Excel 97数据管理和分析 目 录 (6) 4.7.1建立数据清单 Excel 97数据库 Excel 数据库管理并不是真正意义上的数据库管理系统，它只是把Excel工作表中的数据清单当作一个数据库， 利用系统提供的组织、管理、处理数据的功能对数据清单进行查询、 排序、 筛选以及分类汇总等类似于数据库管理系统的操作。 建立数据清单 1. 建立数据库的原则 （1）最好每张工作表只放一个数据库清单 （一片连续的数据区域，内部不应有空行或空列）； （2）数据库的第一行称为数据库的结构 （字段集或列标题）； （3）同一列中除了字段之外， 其它各数据类型和格式要一致。 （4）一个数据库最多记录数是65536条，字段最大个数是255。 2. 设计数据库的结构 要建立一个数据库清单，首先要决定该数据库的字段个数及其字段名（我们称数据库结构）。字段名可以是汉字、英文或汉语拼音等。建立好数据结构后 ，就可以利用前面介绍的方法输入数据了。 3. 编辑数据 打开记录单对话框 利用“工作表编辑”方法编辑数据库数据 实例 4.7.2数据库的排序和筛选 1. 什么是排序？ 排序就是根据数据库中的一列或几列数据的大小对各记录进行重新排列顺序。排序有升序（递增）和降序（递减）两种。 可进行排序的数据类型有：数值型、文字型、逻辑型、日期型四种。 （1）利用“排序”对话框排序； （2）利用常用工具栏中的排序按钮排序。 排序示例 这是个未经排序的学生成绩表数据库。现要求按总分从高到底排序，总分相同的再按数学成绩，数学相同的再按计算机分从高到底排列。 用“排序”对话框排序 排序后的“学生成绩表”清单 使用工具栏上按钮排序 2. 什么是筛选？ 使用筛选命令可以只显示满足指定条件的那些记录。它具有查找的功能。这对于一个大型的数据库而言，此功能是很有用的。 系统提供了“自动筛选”和“自定义自动筛选”两种。 1）自动筛选 只显示性别是“男”的记录 2）自定义自动筛选 3）撤消自动筛选 再次单击“数据”里的“筛选”级联菜单中的“自动筛选”命令即可（即取消其前的复选框选中标记）。 4.7.3数据的分类汇总及透视表 4. 分类汇总 分类汇总就是把某一个关键字段的相同数据汇总在一起。 使用分类汇总命令之前，首先要对关键字段进行排序，即：先分类，后汇总。使关键字段相同的数据记录可以连续访问。 分类汇总举例 清除分类汇总 如果想清除分类汇总回到数据库清单的初始状态，只需单击菜单栏中“编辑“里的“撤消分类汇总”命令（若已按了1、2或3分级显示，则需多次按“撤消显示分级层次”至到出现“撤消分类汇总”为止），或在“分类汇总”对话框中按“全部删除”按钮。 6. 数据透视表 所谓数据透视表的功能，就是将排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，对已有数据清单、表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行重新组织生成新的表格，使人们从不同的角度观察到有用的信息。 创建数据透视表的方法 “数据透视表向导”步骤之一 “数据透视表向导” 步骤之二 “数据透视表向导” 步骤之三 “数据透视表向导” 步骤之四 创建的一个数据透视表 4.6 使 用 图 表 目 录 (6) 4.6.1建 立 图 表 建立图表的方法 1. 一步创建图表 2. 利用“图表向导”建立图表 步骤之一 图表类型 步骤之一 图表类型 步骤之二 图表数据源 步骤之三 图表选项 步骤之四 图表位置 完成后的嵌入式图表 4.6.2编 辑 图 表 编辑图表 嵌入图表或独立的图表工作表，都与建立它们的工作表中的数据之间建立了动态链接关系。即：当改变了工作表中的数据时，这两种图表都会随之更新；反过来，当拖动图形上的结点而改变图形大小时，工作表中的数据也动态地发生相应的变化。 1. 激活图表 2. 改变图表类型 3. 修改图表中的数据 4. 修改图表中的图形 4. 添加或删除数据系列 新增加的一列数据已在图中出现 图表数据系列的删除 6. 增加文本、图形和注释 绘图工具栏 增加文本框、注释举例 4.6.3设置图表的格式 设置标题和图例的格式 设置坐标轴的格式 4.8 打 印 工 作 簿 目 录 (8) 打印工作簿 4.8.1页 面 设 置 页面设置对话框 页边距对话框 页眉和页脚对话框 自定义页眉对话框 工作表对话框 4.8.2插入分页符 如果