第三章 办公室事务管理1(课件).ppt

第三章 办公室事务管理 3.1 办公环境管理 3.2 日常办公事务管理 3.3 文件管理 3.4 效率和时间管理 教学目的 本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。 3.1 办公环境管理 3.1.1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 3. 1. 2 办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 想想看 1、空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。 3.1 办公环境管理 3.1.3 办公室的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 优点： 1.相对安全，便于锁门 2.可以保证工作的秘密性 3.有利于集中注意力，提高效率 4.保护私人空间，易于保护隐私 缺点： 1.建筑成本高，隔墙、门、走廊占用空间 2.难以监督员工活动 3.难以进行沟通。 3.1 办公环境管理 ②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 特点： 1.没有私人空间 2.工作间布局规划以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一款式来安排。 3.工作人员的地位主要由所分配的任务来决定，而不是由位置来决定。 优点： 1.建筑成本低。 2.空间利用率高。 3.重新布局灵活。 4.易于沟通，便于交流。 5.易受领导的监督 6.容易集中化服务及共享办公设备。 缺点： 1.缺乏单独办公机会。 2.不易集中精力，容易受到干扰 3.很难进行机密性工作 4.噪音太大 混合布局：在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合办公用具分割，组成若干工作区域。 特点：扬长避短 3.1 办公环境管理 （2）办公环境布置 ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 3.1 办公环境管理 ②布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 3.1 办公环境管理 ②布置的原则 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。 考考你 配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备 3.1 办公环境管理 3. 1. 3 办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物 （1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。 2、照明 （1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。 光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 3.1 办公环境管理 3. 1. 4 办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益或有害声音. 消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。 3.1 办公环境管理 3. 1. 4 办公室的空气环境管理 1、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。 2、湿度 最适宜的湿度为40%~60%。 3、空气流通