分公司软件操作规范管理制度.doc

分公司软件操作规范管理制度 目的 为统一规范公司财务电脑系统资料的统一性,确保软件的正常运用及数据的正确、合并统计，同时明确各操作人员的操作权限与操作规范，特制定本规定。 适用范围 本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。 软件登录方法 万维软件下载地址 软件有专用的游览器，游览软件包下载地址：http://vaL.cn ，各操作员可自行操作。 为及时有效解决软件软件中相关问题或工作事项的沟通，各分公司均已建立软件操作QQ群，相关问题可通过此沟通平台解决。 万维软件登录界面 员工登陆用户名为员工工号，初始密码：123456（请即时修改密码）。 软件默认的帐套名为“业务录入帐套”，此账套只能查最近两个月的数据，如需查询以前的账务，请在登录界面选择“报表查询账套”。历史账套和录入账套为分离账套，密码初始时默认一样，以后如更改其中一方的密码，另一方不会跟着更改，请切记密码。 软件操作规范 营销管理模块 客户档案（KD开头，门市开单员权限） 客户信息在“客户档案”中录入后，可在“销售订单”等模块中进行引用或模糊查询。同一客户，不能重复录入客户档案，以保证同一客户定金与欠款的准确性、唯一性。 客户名称统一为文字表示，如王先生（尽量写客户全名），不得出现王R（S）。客户的电话号码必须核对好号码位数，以免造成流程回退给店面修改。送货地址必须详细说明。 客户档案一旦归档生效，被“收款收据”或“销售订单”引用过的，不得更改任何资料，所以录入时请保证其准确性。如有错误需更改的，只能通过冲单处理。 销售订单（XD开头，门市开单员权限）KD090414010 （精确查询）或余先生（模糊查询），客户名称、联系人、联系人电话、送货地址等信息就会自动显示。 部门的选择：注意区分零售单和家装单，零售单选择零售部，例如：欧神诺深圳八卦岭零售部国安居店深圳八卦岭部国安居店—适用于正常出货 客户退货—适用于客户退货，与正常出库相对应 样品出库—适用于店面局部模拟间装修、工地样板，合作单位展示用板 样品退货—适用于样板退回，与样板出库相对应 装修品出库—适用于新店装修，或店面整体升级装修（非局部装修）装修品出库以及退回 赠送品出库—适用于赠送砖给客户以及退回 质赔出库—适用于因质量问题赔砖给客户以及退回 （由于后面三种出库出现退回的机率较少，故没有设置相应的退货形式，如有出现这三个出库形式退货的，单据类型还是选择这三种，货物明细中数量用负数体现。） 开单员在新增销售订单明细时需注意以下几个问题： 点击“销售订单明细”右边的按钮“新增明细”新增一条商品明细，按要求输入商品编码（可以模糊搜索），填写数量、折后单价、送货日期、单据类型，点击保存，即完成一条输入信息。点击“列表模式”可以看到已经输入的产品信息。 销售订单明细里的“单据类型”系统默认为表头的“单据类型”。如表头为“正常出库”，所输入产品明细时，软件都默认为“正常出库”。如需要在同张销售订单中，赠送客户部分产品时，必须将销售订单明细中的出库类型由“正常出库”修改成“赠送品出库”。质赔出库同理。“赠送品出库，质赔出库”无需输入金额，“正常出库”必须输入金额，否则无法保存。 加工砖的输入，新增一条商品明细后，输入需要加工的产品数量、折后单价、送货日期、单据类型，在“加工品”框中选择“是”，在备注栏自动会生成“基础砖”三字；收取的加工费，商品编码选择“JGF”，等级选择“优等”；所有需要说明怎样加工的，在“加工说明”框中填写，加工说明请按规范的格式书写，统一写上整砖型号、加工后规格、加工要求等;（例：将LSH8018整砖10片加工成800*100脚线80条，填写规格时统一将大规格写在前面，小规格写在后面）。备注栏不再输入任何加工说明的信息，以免影响单据的打印效果。加工砖与整砖需分开两条记录输入。 客户退货，开单时数量必须输入负数。客户退货或补货，必须在“退补货出库单号”里输入之前的出库单，调用之前的出货信息进行修改即可，而避免需要再次输入商品编码和查询销售价格。 如已归档的订单又出了一半的货，未出货的订单不要或更改数量的处理方法：新增一张订单，在订单的原单号中将原来的订单号录入并按两次回车，这时，系统会调出这张单未出货部份的数量，并显示负数，如果是全部不要的就做冲订单负数处理，如果是减少数量的就冲回减少的数量，增加的相反。最后将这张订单用旧的订单号导出到出库单，所有没出货的数据都会被调出，正负数量的记录请直接归档即可。（为了不影响单据的是否完成一项，请冲单的正负数记录也一并递交到归档。） 门市样板退回选择“样板退货”，数量选择负数，冲减样板费用；装修品退回选择“装修品出库”，数量选择负数，冲减待摊费用。 在商品编码过多，一页显示不下的时候，可以在软件默认每页20行输入框中，修改成任意行数，客户所的商品都可在一