杭州同欣工程管理有限公司档案管理制度.doc

杭州同欣工程管理有限公司 档案管理制度 总则 为进一步加强和规范公司档案的管理，维护公司档案的完整性、准确性与安全性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国保密法》结合本单位档案管理办法及有关法律法规，特制定本办法。 档案管理制度 第二条 公司财务档案由财务部单独管理。除财务外的其它档案如人事行政、业务档案等均由办公室归口管理。 第三条 各部门应在平时做好档案的收集工作，并及时将有关资料完整移交办公室管理保管，办公室督促各部门执行。收集的材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清晰，不属于归档的材料视情况予以处理。 第四条 档案管理人员在接收经办人移交的档案资料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、归档和集中管理工作。归档的资料应完整、准确、图形清晰、字迹工整，技术整理符合省城建档案业务技术标准。 第五条 档案的安全性 （一）为使档案得以安全保管，档案工作人员应当忠于职守，遵守保密制度，切实依照有关规章维护档案的完整、准确与安全性，未经批准不得以任何形式对外泄露档案的内容。 （二）建立健全档案查阅、借阅工作制度 查阅者应填写《查阅档案登记表》，按照规定办理查阅手续；查阅档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外传播档案内容； 公司档案原则上不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期完整归还，不得擅自转借他人。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造公司档案。 （三）档案室应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。 （四）档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分档案的密级和保管期限。到期资料的处理由办公室提出，会同相关部门和总经理审定后执行。销毁档案必须编目造册。 第三章 档案管理实施细则 第六条 会计档案的管理 （一）会计档案由财务部门直接保管。凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。 （二）会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由财务部指定专人归档保存，归档前应加以装订。 会计报表应分月、季、年报、按时归档，并分类填制目录。 （三）会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。 第七条 人事行政档案的管理 （一）原则上员工在签订劳动合同一个月内应将人事档案转入公司，由公司办公室统一保管。办公室接到人事档案，经审核无误后及时转移到人事关系委托单位保管。员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。转出的档案必须完整齐全、严密包封，并按规定详细登记。 （二）办公室在保管行政档案的同时要确保行政档案的有效性，如公司营业执照、企业资质等证书的年检换证等工作。 第八条 业务档案的管理 （一）凡我公司在建设工程造价咨询及招投标代理过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录都应归口业务档案管理。 工程造价咨询及招投标档案内容包括； 1、建设工程项目报建表（附立项批文复印件） 2、工程造价咨询合同、招标代理合同或委托书 3、招标公告、招标文件 4、工程计算稿、工程预算书、标底编制文件 5、投标人报名登记表及确定投标人入围名单 6、资格预审文件 （1）报名企业资审签到表 （2）招标人资审意见表 （3）资格预审合格通知书 （4）投标人申请书 （5）投标邀请书 7、招标文件的发放、澄清、修改、答疑资料（1）、投标人签到表（2）、招标文件签收表（3）、投标答疑纪要（4）、答疑纪要签收表8、投标、开标、评标、决标资料 （1）、投标文件送达签到表 （2）、开标记录 （3）、评标专家抽签记录 （4）、评标专家签到表 （5）、评标专家评标记录 （6）、招标评标报告 （7）、决标领导小组签到表 （8）、决标报告 （9）、中标通知书、招标结果通知书 9、中标人的投标文件副本 10、委托方与中标单位签订的合同 11、委托方对公司招标代理工作的评价 12、其它与招标有关的文件 （二）原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间。 （三）业务档案的收齐整理： 1、公司在签订一项新的业务合同时，要求一式陆份（二正四副），公司留存一正二副。合同签订后由合同执行人交办公室存档一份（正本），副本一交财务部，用于财务监督合同费用收支。副本二由合同执行人暂留，用于管理部门备案及合同执行标准参考，合同完成