某家具制造企业档案管理制度.docVIP

档案管理制度 密级：无 文件编码：MZ-ZCB-ZD-2011008 1、目的 公司的各项档案资料是公司经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作、保证档案的完整性及保密性，明确工作职责，杜绝资料流失，加强档案内部利用，创造档案利用价值，特制定本制度。 2、职责 2.1总裁办 负责集团档案管理、文书立卷的总体工作。 负责根据公司实际情况，制定并修改档案管理制度，使公司档案资料能够得到充分利用，为经营生产服务。 负责对各中心、各分子公司在档案管理方面的业务领导和工作实务指导。 保证档案管理制度的贯彻及对各中心、各分子公司在档案管理方面的执行检查。 2.2审计监察中心 负责对公司档案管理进行监督检查。 2.3企业信息化中心 负责档案管理系统的日常维护，并根据实际需求，对档案管理系统进行调整。 2.4各中心 负责本中心档案的日常管理和归档。 负责处理他中心对本中心档案的查询需求工作。 各中心根据实际工作需要可设专职档案管理员或兼职档案管理员，管理员职责应明确写入该工作人员岗位职责，每月对其进行档案管理工作考核。 3、归档范围 凡是反映公司工作活动、具有利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围．主要包含以下几类： 序号 大类 细类 归档管理部门 1 公司设立、变更及维系公司生存方面的重要资料文件 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。（含公司控股的子公司） 集团行政部 2 公司股东会、董事会形成的文件材料。（含公司控股的子公司） 3 公司有效证照、证件。（含公司控股的子公司） 4 公司日常经营管理活动中的各项文件资料 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含此方面的各类合同、重要报表、银企联系函件等）。 财控中心 公司制度体系、内部发文。 集团行政部OA发文时留复印件、各中心自存原件 5 各分子公司及集团总部各中心年度工作计划。 各中心自行管理 6 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 总裁办各秘书处 7 人力资源类资料，包括公司的人事任命、人事调整、考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。 人力资源中心 8 其他各中心在日常管理生产活动中产生的具体保存价值的资料文件，如质量类文件、生产流程类、技术工艺类、工程类、申报的项目类。 各主管部门 9 公司各部门以公司名义与其他公司、单位签定的所有合同。（合同的管理遵照《合同管理办法》（2010年版）执行） 法律事务部（原件）、各中心（复印件） 10 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等。 各中心 企业文化类资料 品牌部 11 外来文件 政府派发的与公司密切相关的各类文件、资料。 各主管部门 12 其他 集团、各分子公司获得的社会荣誉资料。 品牌部 13 其他具有法律效力及保存价值的文件。 各主管部门 14 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 各主管部门 档案的管理 4.1公司档案原则上实行各主管部门自行收集、整理、归档、管理的原则。 4.2各秘书处收到的外来文件，按性质发至各主管部门，由各主管部门进行处理和归档。若无法指定主管部门处理的，由各秘书按文件内容与性质分类后自行归档与管理。 4.3各部门交行政部在OA发布的文件，行政部保存复印件存档，各部门以原件自行存档，以备查用。 4.4员工因公外出参观学习考察和参加各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交本中心档案管理员。档案管理员需在《差旅报销单》上签字确定资料已收，出差人方可报销差旅费用。 5、归档时间 公司的档案实行“10日及时录入”及“半年整理归档”原则，即：本中心人员在文件、资料形成后的10个工作日之内及时交给本中心档案管理员，管理员及时对资料进行分类整理和录入OA档案管理系统。除此以外，档案管理员每半年对资料进行一次整理，对能细化的类别进行细化分类整理。 6、除已交法律事务部的合同外，所有文件必须以原件归档。 7、归档资料形式 归档的资料分为纸质类资料、声像类资料和电子类资料。 8、立卷要求 8.1纸质类文件 8.1.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷必须按公司统一格式进行。 8.1.2案卷质量总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按文件内容性质分类归档。 8.1.3归档的文件材料份数以及每份