江苏正中会计师事务所有限公司档案管理制度.doc

江苏正中会计师事务所有限公司 档案管理制度 根据《档案法》集中统一管理的要求，结合公司实际情况，特制定本制度。 一、档案管理范围：包括业务档案、文书档案、员工有关人事档案、合同档案及会计档案的管理，具体内容是： 1、公司在业务工作中出具的审计、评估、验证、论证、咨询、专题报告及查帐验证工作底稿等均为业务档案。 2、凡上级来文、或以公司名义拟定的上行文、下行文、总结、计划、工作汇报、外出开会、学习等公务活动的资料及内部管理的文件等均为文书档案。 3、凡公司员工的履历表、入党和入团材料、奖惩材料、任免晋升材料、调整工资表、离退休审批表等均为人事档案。 4、凡公司会计凭证报表均为会计档案。 二、管理要求 1、公司各部门承办业务公司形成的业务档案，由各业务部门待项目结束后，连同原始底稿按业务档案要求整理成册，在出具报告后60天内交办公室保管。 2、公司内文书档案由公司办公室于次年一季度按归档要求整理成册归档备查。 3、凡归入人事档案的材料均应按有关人事档案整理办法进行整理，不符合归档的材料，不得归入档案，不应归档的材料，可分别情况予以处理；凡需销毁的材料，要详细登记，报请公司领导批准后处理。 4、办公室的财务报表、会计帐簿及记帐凭证应按会计档案管理要求在每月终了后，依时序先后分类编号，装订成册，装订时必须折叠整齐便于查阅，装订完的凭证于次年初整理归案。 5、合同档案，复印件存入业务档案，原件由办公室集中编号存档。 三、查档 1、公司员工查阅业务档案、文书档案及会计档案等到办公室办理借阅手续，经分管领导批准后借阅。 2、档案材料一律不得外借，在特殊情况下，经公司经理批准后可以复印但必须严格履行登记手续。 3、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，违者视情情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。外来人员查档须持单位介绍信等有效证明经批准后方可办理。 四、档案管理人员必须坚持原则，严格按档案工作的各项规章制度办事，遵守保密制度，不得擅自向无关人员提供档案或向他人泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。 五、档案管理人员调离工作时，须办理移交手续。 六、档案保管年限 根据有关规定，公司有关档案保管年限为： 1、会计凭证、明细帐、总帐15年； 2、现金、银行日记帐、固定资产帐25年； 3、会计报表：月报、季报5年、年报永久； 4、会计移交清册15年； 5、会计报表验证报告分别情况按注册会计执业准则的要求保管； 七、档案室内严禁吸烟，无关人员不得入内。 八、本制度自2011年7月1日起施行。 附：审计证据管理办法 审计证据管理办法 审计证据是支撑审计报告的核心支柱。审计人员应当获取充分、适当的审计证据，以得出合理的审计结论，作为形成审计意见的基础。 一、审计证据管理的总体要求 1、审计人员应当按照审计实施方案确定的具体审计事项，在实施审计过程中收集审计证据。 书面证据、实物证据、视听或者电子数据资料、口头证据、鉴定结论和勘验笔录以及其他证据通过检查收集审计证据的，应当取得与审计事项相关的会计资料、被审计单位承诺书、会议记录、文件、合同等资料，以及审计人员编制的汇总表、调节表、分析表等料； 通过收集审计证据的，应当编制实物资产盘点清单和现金、有价证券盘点表等材料，并由审计人员和被审计单位有关人员签名； 通过观察收集审计证据的，应当编制观察记录，注明观察的事项、内容和结果等情况； 通过询收集审计证据的，应当取得被查询的单位或者个人的书面答复材料或者口头答复记录，并注明查询事项、内容、方式和查询结果等情况；通过函证收集审计证据的，应当取得被函证单位或者个人的回函，编制函证记录，注明函证事项、范围和回函结果等情况； 通过计算收集审计证据的，应当编制计算表或者计算工作记录，注明计算的事项，所根据的相关数据，计算的方法和结果等； 通过分析性复核收集审计证据的，应当编制对比分析表、比率分析表和趋势变动表，分析和说明异常变动项目、重要比率或者趋势与预期数额和相关信息的差异情况。 审计人员收集能够证明审计事项的原始资料、有关文件和实物等；不能或者不宜取得原始资料、有关文件和实物的，也可以采取文字记录、摘录、复印、拍照、转储、下载等方式取得审计证据。 审计人员在收集实物证据时，应当注明实物的所有权人、数量、存放地点、存放方式和实物证据提供者等情况。 审计人员在收集视听资料或者电子数据资料时，应当注明制作方法、制作时间、制作人和电子数据资料的运行环境、系统以及存放地点、存放方式等情况。必要时，电子数据资料能够转换成书面材料的，可以将其转换成书面材料。 审计人员在收集鉴定结论和勘验笔录时，应当注明鉴定或者勘验的事项、向鉴定人或者勘验人提交的相关材料、鉴定人或者勘验人资格等。 对实现审计目标有重要影响的审计事项的审计步