3订货及出货管理规定.docVIP

1、目的： 为规范处理客户订货及规范出货审核，特制定本标准。 2、适用范围：本标准适用于订货及出货的管理。 3、职责 3.1财务部负责本规定的制定与修订。 3.2相关部门按照对应条款执行本管理规定。 4、作业流程与内容： 4.1订货单的填报 4.1.1对于新客户，或情况已发生变化的客户，订货前主管销售人员（暨订货计划人）必须先向营业办提供该客户的《客户申报表》，未提供者，不能订货。 4.1.2《客户申报表》（以及其它所有报表）上的客户名称均分为两大类：企业法人名称和非企业法人名称，并且将非企业法人视同自然人。“客户名称”必须是“法定名称”，对非企业法人单位或个人，其名称必须加上业主（对独资企业指的是老板；对合伙企业指的是占大股的老板或负责企业日常管理的老板）的法定姓名。例如：①××有限公司；②××市××镇××猪场张三；③××市××镇××饲料经营部李四。 4.1.3《订货单》由主管销售人员（暨订货计划人）填写。 4.1.4客户通过电话向营业办订货，营业办应通知主管销售人员（暨订货计划人）负责在下达生产计划前与客户核对订单，确保订单无误。 4.1.5主管销售人员（暨订货计划人）在外可电话委托营业办代填订货单，但主管销售人员（暨订货计划人）必须用短信息（或其它文字形式）把订货内容准确完整地告知营业员，营业员收到订货信息后须回复订货计划人。主管销售人员（暨订货计划人）与营业员须相互提示进行复核，确保订货单无误。 4.1.6营业办代填的尚未出货的订单，由营业办在主管销售人员（暨订货计划人）回到公司的第一时间内督促其在订单上补签名。 4.1.7主管销售人员（暨订货计划人）须在客户确定订货前，按本公司《签订销售合同或协议的规定》与客户签订合同或协议。最低要求是有“临时代用协议”，完全未有协议，不能订货。对同一客户，最多只能采用一次“临时代用协议”的方式处理订单。 4.1.8根据所订货品的属性，订货分两种类型： 4.1.8.1常规订货：对常规供应货品（技术定型、库存充足的货品）的订货。 4.1.8.2特别订货：对非常规供应货品（技术未定型之试验品；按客户指定的指标生产之货品；销量较少，不作库存之货品等）的订货。 4.1.9《订货单》应填写完整、真实。欠款情况栏目必须列明欠款金额与欠款日期（若跨年须标明年份）。“付款承诺”栏目应填写付款日期与金额。 4.1.10对“特别订货”，必须注明特别要求的内容，订单内容更须准确无误，否则发生的损失由责任人承担。 4.2订货单的管理 4.2.1订货单的审批权在营业办。 4.2.2客户订货时，营业办首先审核该客户的欠款余额和欠款动态是否符合订货要求。 4.4.3对于综合评估合格并《客户申报表》已获批准的客户，其订货致使其欠款(最长欠款期限和最高欠款限额）在信用范围内，则营业办可核决接受订货（一般情况下，首次订货，可考虑至多按信用额度50%接受订货）。 4.2.4客户订货时，如其欠款已超出（或即将超出）信用期限或限额，，营业办不能接受订货，并立即回复主管销售人员（暨订货计划人），同时通知该销售人员的直接主管，由销售主管与销售员进行研究处理，在货款安全得到保证后，营业办方能接受订货。 4.2.5客户订货时，如其欠款已超出（或即将超出）信用期限或限额，订货所涉的承诺付款，须由有担保能力的主管销售人员（暨订货计划人）或有担保能力的本公司其他人员作书面担保,担保书依次经销售人员的直接主管、财务部和营销总监审核（重点审核客户的支付能力和销售人员的担保资格），交财务部保存后，营业办方能接受订货。 4.2.6销售人员出差在外，确有不便立即提交担保书原件或传真件时，可先以手机短信息的形式担保，但须在3天内、承诺付款截止日期到达前，补交担保书原件或传真件。 4.2.7《订货单》一式三联，营业办、生产部和财务部各执一联。 4.2.8营业办根据有效订货单与生产部协商并落实备货计划。 4.3出货管理 4.3.1出货的审批权在财务部。 4.3.2订单出货时，营业办再度审核《订货单》中“付款承诺”栏描述客户在本次发货前应履行的义务或承诺是否履行。如有违约行为，则暂不能发货，并由营业办通知该销售员进行处理，直至货款得到安全保证，方能办理出货手续。 4.3.3特别订货，超过预定出货时间10天尚不出货，营业办须通知销售人员的直接主管进行协调，并书面通知生产部准备处理。 4.3.4对符合发货条件的订单，由营业办开具《出货单》，交财务部（主管会计或财务部经理）审核（与有效订货单进行核对），审批合格后，《出货单》由营业办、财务部分别签字方可生效。 4.3.5开具《出货单》时，营业办须确保《出货单》与有效订货单相符。 4.3.6《出货单》作临时调整时，出货总额不能超过原订货总额。如超过原订货总额，须再行订货审批手续，否则《出货单》无效。 4.3.7成品