2010年农科院会议管理方案01-7-29（下）.pptVIP

* 活动前期 活动中期 活动后期 整体安排 第三方联络 住宿安排 相关支持 活动管理 活动管理 图片仅供参考 VIP专家10%，安排在大床间，专属VIP接待，并享受酒店24小时人性化顶级服务 嘉宾，安排在行政楼层标准间or大床间，享受四或五星级酒店专业化服务 用餐：西式自助餐、中西自助餐、中式围桌、西式桌餐 用餐：除指定活动时间，所有来宾可在所入住酒店餐厅用餐，均配备用餐标准 布置：活动酒店布置接待台1个，作为24小时会务组，24时后转为房间电话 易拉宝2个分别为日程表及相关事宜通知表各1个，以便通知与会人员 乘车、购票等临时性信息 其他酒店设置24小时服务电话 活动前期 活动中期 活动后期 10月22日 接机 欢迎酒会 10月23-26日 主会场 分会场 10月23-26日 用餐 管理 11月27日 离店 送机 活动管理 活动管理 接机 分别在首都机场1、2号和3号航站楼接待 工作职责 1. 专门团队（10名专业人员组成）负责接机工作 2. 领队根据航班登记表，随时察看来宾航班到达情况 3. 3名工作人员分别在机场2个出口和大厅吸引与会来宾 4. 2名工作人员专门负责引领来宾 5. 另2名工作人员将来宾带领至会议专用车 6. 1名工作人员跟车，并发车后向酒店负责人报告预计到达时间和到达人数及类别，通知酒店 做好准备为其办理入住手续 7. 接机时间为8:00am-20:00pm,此时间内，会务组根据航班情况每小时发22座中巴车一趟，33座考斯特，3辆车交替往返于酒店和机场 8. 此外，会务组将安排4辆小轿车，全天在机场等候，服务于VIP和晚到来宾 服装要求：统一身着大会统一服装 所需物品： 1. 接机牌 2. 车牌 3. 来宾个人信息如（入住酒店、航班信息等） 入住 职责： 统计及确认所有来宾的住房要求，所有要求均应明确：姓名、房型、日期、烟否、付费方式，以便准确预订； 收集住宿人性别、出生年月、证件种类/号码、手机号码等个人信息，以便安排现场快速入住手续 根据来宾提供的邀请函种类及来宾姓名确认胸卡类别 根据接机时提供的资料，提前准备来宾房卡，快速办理入住手续 物品： 会议专用接待台、接待背景板、沿路指示 来宾胸卡、房间内欢迎信，VIP房间放置果篮 活动管理 来宾签到程序： 出示邀请函和身份证 提供会务信息 　 领取胸卡 　 房卡　 早餐券 胸卡内包含：大会指南、大会日程、分论坛登记卡 交通 职责： 每个酒店分别安排2辆45座大巴车，每15分钟发车1辆，另安排一辆大巴等候在酒店/会场门口以备突发事件 会务组提前确认各酒店停车位 2名工作人员在酒店大堂手举车牌，引领来宾上车 2名工作人人员进行酒店外指引 1名工作人员跟车，负责统计车上人数，报告交通负责人，同时发车 交通负责人报告会场接待负责人车辆编号、预计到达时间、人数 活动管理 活动前期 活动中期 活动后期 10月22日 接机 欢迎酒会 10月23-26日 主会场 分会场 10月23-26日 用餐 管理 11月27日 离店 送机 活动管理 1、出示邀请函 4、领取资料 5、领取纪念品 1. 注册区 窗口分区：2个 顶级专家签到区 嘉宾签到区 3、领取胸卡 2、核对信息 活动管理 签到 会场各楼层平面图 当前位置说明 道路方向指引 大会日程 活动主题宣传栏 活动管理 大会服务区（示意） 会场管理： 在来宾注册时发放分会场登记卡，来宾均可以在签到处作登记，会务组人员提前统计座位，进行预定 工作人员使用特制印章盖在分论坛登记卡的相应位置 来宾进入分论坛出示登记卡即可进入 一旦某论坛场地无空闲座位，会务组将及时在公布栏张贴公告 人员职责： 1层签到区每窗口2名工作人员负责登记 论坛设置总负责人员1名、AV人员1名、内场管理人员1名、搭建监控人员1名、外场管理人员1名 物品： 在门口放置该论坛日程及讲者介绍牌 活动管理 活动前期 活动中期 活动后期 10月22日 接机 欢迎酒会 10月23-26日 主会场 分会场 10月23-26日 用餐 管理 11月27日 离店 送机 活动管理 退房流程： Step1 根据来宾返程航班时间，在客人离开前30分钟进行查房 Step2 大会专用接待台交房卡 Step3 结账 Step4 开发票 物品： - 来宾住房表 - 来宾返程航班表 - 接待