资产管理最终用户操作手册-采购流程.docVIP

福建高速资产最终用户操作手册 基础档案 1、增加资产档案 常用的资产管理档案集团会统一进行分配，在做资产申请单时，要先检查是否有资产管理档案，如果没有需要在存货管理档案进行增加： 打开“客户化”—“基础档案”—“存货信息”—“存货管理档案”，选择要增加存货分类，点击“增加—模板增加”，模板单据为“资产管理档案”，即此单据里的资产有打钩。 注意： 存货编码为存货分类编码加上4位的流水号； 存货名称填写要求“品牌+名称”，电脑类如IBM台式电脑、IBM笔记本电脑，车辆类如：广本雅阁，广本奥德赛。 规格型号在这边的存货档案里不需要填写； 税目默认为无税，资产类的存货档案需要把资产“打钩”，默认状态是打钩；主计量单位需要填写； 增加完会默认到下一个要增加的档案，如果不再增加点“取消”，再点击列表显示， 这时分配按钮才有显示。点击分配，需要对存货档案进行分配到库存组织里 点击“下一步”，选择目标组织： 下一步： 点击分配： 2、部门档案 需要对申请部门的属性进行修改，把部门属性改为“采购部门”在维度订单的申请部门才能参照到。 打开“客户化”—“基础档案”—“组织机构”—“部门档案”，点击修改： 3、审批流的定义 参照《采购审批申请表》省公司会根据各单位提供的申请表设置采购流程审批流程，如有什么变动请根据采购审批申请表再提供一份给省公司，省公司会进行调整。 4、供应商 打开客户化—基础档案—客商信息—客商管理档案，选择“91 资产采购供应商”的地区分类，点击“增加” 相应项目： 客商编码：91+4为流水号； 客商名称：客户的全称； 客商简称：可以不用填写，系统会自动带出来； 其他的属性都不要填写； 点击业务信息，需要把客商属性改为“客商” 接下来点击保存即可。 填写采购申请单 采购申请单的填写，并不是每个人都要登录到系统里做申请单，目前采用一个部门专门由一个人负责填写，对于一个收费所也是专门由一个人负责填写，填写完送审到业务经办进行核对，由业务经办送审到各部门领导审核。 打开供应链—采购管理—订单处理—维护订单,选择业务流程为相应的业务流程，如办公设备资产采购 点击增加，选择“自制单据” 填写相应的项目： 订单编号：不需要填写，系统会自动生成； 订单日期：填写申请的日期； 采购组织：需要选择，默认只有一个； 供应商：由于申购的时候一般不知道供应商，可以选择91资产采购供应商下的“待定”做为供应商。 申请人和申请部门：选择需要申请的人或部门； 申请理由：需要简单说明申请原因； 存货编码：点击放大镜进去选择我们已经在存货档案里增加好的档案； 净单价：即为申请的预估价；（后续可以修改的） 填写完毕，点保存。 接下来要送审给各部门领导进行审批，点击执行—送审： 选择需要审核的业务人员 点击指派。 审核人员登录进来，可以在消息中心的待办事务看到一条信息： 双击进来，点击审核： 如果没有问题点击批准； 如果有什么问题可以“驳回到制单人”让制单人进行修改； 也可以由审核人直接修改单据，点击修订： 修订完可以在送给下一个人进行审批： 可以点击历史查看前面审核过的意见，可以点击流程查看这单据的总的审批流程。 同时也可以在辅助查询下的审批流状态查看审批情况： 采购入库 审批通过以后，由采购部门进行采购，资产采购回来业务经办需要在系统里做采购入库单， 打开供应链—库存管理—入库业务—采购入库，选择业务流程下相应的流程 点击增加，选择采购订单 查询条件选择完点确定（一般需要检查订单日期） 采购入库单相应项目填写： 仓库：如果是资产类的设备，需要选择设备资产仓； 库存组织：选择默认的库存组织； 实收数量：填写实际采购的数量； 单价：填写实际采购的金额； 序列号：填写实际产品的条码； 实收数量及金额如果跟采购订单相同可以点击辅助功能下的“自动取数” 接下来还需维护序列号，点击维护下的“序列号” 序列号：填写实际产品的条码；： 点击确认，最后点击保存、签字。 接下来还需通过点击“生成资产卡片”才会真正传到设备卡片里. 点击辅助功能—生成资产卡片  建立设备卡片 打开资产管理—资产信息管理—设备卡片 点击卡片显示,点击增加—入库单 选择一张单据点击确定，选择相应的信息 点击保存即可。 相应项目说明： 设备编码：公司编码+设备编码+4位流水号自动生成； 设备名称：品牌+名称； 设备状态：在用、闲置等； 关键程度：一般设备； 资金来源：自有资金、专项拨款； 管理部门：资产所被管理的部门； 管理人：即为管理部门的负责人； 使用部门：资产被使用的部门； 责任人：即为使用人； 位置：可以通过位置来区分哪些设备需要传入到固定资产里，目前录入为空 增加资产（财务人员） 财物人员打开“资产增加”，在“待生成资产”选择“设备卡片” 点击相应的设备类别，选择设备卡片点击确定 选择设备卡片