秘书会议组织与服务 课件 第二章　会议策划.ppt

第二章 　会议策划 第一节　会议策划概述 第二节　会议策划的内容 第三节　会议策划方案 本章要点与要求 （一）本章要点 1．会议策划的概念与意义 2．会议策划的内容 3．会议策划方案的内容与格式 （二）本章要求 1．能够拟写会议筹备进程时间表 2．能够拟写会议策划方案 第一节　会议策划概述 一、会议策划的概念和意义。 二、会议策划的前期工作。 三、会议筹划者的主要任务。 一、会议策划的概念与意义 会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。 优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所以，会议策划一定要尽量考虑周全。 二、会议策划的前期工作 1．收集信息 2．确定会议的筹划者 三、会议筹划者的主要任务 制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标； 制定会议议程； 了解可供使用的场所和设施情况； 选择或提议合适的场所； 安排交通事宜； 协调会务工作人员的活动； 招收、培训会务人员和广告人员； 三、会议筹划者的主要任务 制定可行预算或按既定预算安排有关工作； 确定各项工作的时间安排； 视察选定的场所和设施； 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)； 确定印刷公司； 安排食品、饮料有关事宜； 同会议发言人和各位贵宾进行联系。 其它 案例分析 1.引入案例：会议地点到底在哪里？ 2.课堂练习示例： （1）糟糕的接站工作 （2）下周会议室安排 第二节　会议策划的内容 1．会议策划的主要内容 会议策划的主要内容可归纳为“五个W，一个H、B、O”。即Why 、Who、 What 、When” Where、 How、Budget 、Others 2．制订会议筹备进程时间表 会议筹备进程时间表，它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。 一、会议策划的主要内容 会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。 （1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。 （2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。 （3）“What”：是指“什么”类型的会议。 （4）“When”：是指“什么时候”举行会议。 （5）“Where”：是指在“什么地方”开会。 （6）“How”：是指会议将“怎样”进行。 （7）“Budget”：是指会议预算的策划。 （8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。 二、制订会议筹备进程时间表 会议筹备进程时间表。它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。 严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保障。 分析：“知识链接”－－“中型会议流程计划表” 案例分析 1.引入案例：邀请的参会人员不肯赏光？ 2.课堂练习示例： （1）办公室主任的会议筹划经验 （2）新龙公司信息发布会准备工作 第三节　会议策划方案 一、会议策划方案的概念 二、会议策划方案的内容 三、会议策划方案格式 一、会议策划方案的内容 1.　会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等） 2.　会议日程及相关事务 3.　会议预算以及其他需要说明的事项。 二、会议策划方案格式 1．标题 会议策划方案的标题应当写明会议的主题或内容，由会议全称加上文种名称。 如标题可以用“×××会议预案”，“×××会议策划书”，也可以用“×××会议策划方案”或“×××会议方案”等 二、会议策划方案格式 2.正文。一般由开头、主体和结语组成。 开头：可以写召开会议的依据（理由）、主办单位、会议名称、会议时间、地点等。 主体：主体部分应当逐项写明策划的具体内容。 结语：可以写上“以上方案，可否，请予研究、批示”。 二、会议策划方案格式 3．落款或签署。方案最后要写上具体策划方案的部门名称。如果方案是由具体承办人员来拟写的，可以由拟写人员具名。 4．成文日期。方案还要写明具体的年、月、日。 案例分析 1.引入案例：能干的王秘书 2.课堂练习示例： （1）新时期大学学生会工作发展论坛策划书 （2）2004年海内外华人友好商会（海南）交流会主要活动策划方案 本章小结