秘书事务管理 事务35 办公设备采购与办公资源调配.ppt

事务35 办公设备采购 与办公资源调配 学习目标 学习内容 一、办公设备的采购程序 （一）获得设备使用权的方式 （二）政府采购常识 （三）采购程序 1.提出购买申请 办公设备申购表 2.审批、落实经费 3.招标、选择供应商 4.签订供货合同 订货单 5.货物入库 入库单 6.支付货款 （四）注意事项 二、采购预算方案的制订 （一）采购预算方案的制定原则 1.真实性原则 2.重点性原则 3.目标相关性原则 4.经济合理性原则 （二）采购预算方案的编制程序 1.确定核算基数 2.进行市场调研 3.确定种类、型号和价格 4.编写预算方案 5.征求意见，完善方案 （三）编制预算方案的注意事项 （四）常用预算编制方法 1.传统预算法 2.零基预算法 三、调配办公资源 （一）办公资源管理概述 （二）办公资源管理的基本程序 1.了解情况 2.分类管理 3.建立档案 4.定期进行数据分析 （三）办公资源管理的注意事项 1.无缝建档 2.及时更新 3.及时清退 4.掌握信息 （四）办公资源管理软件简介 课后练习 （一）办公资源管理概述 （二）办公资源管理的基本程序 （三）办公资源管理的注意事项 （四）办公资源管理软件简介 1.了解情况 2.分类管理 3.建立档案 4.定期进行数据分析 了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。 对单位所有办公资源进行分类，如设备类、日常用品类、行政用房类、车辆类等，每一类都要单独建立账册。 1.无缝建档 2.及时更新 3.及时清退 4.掌握信息 必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们。 要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案，能够真实地反映目前的实际使用状况。 要注意按规定清退办公用品和设备，即在有员工离开本单位的时候，要提醒并监督该员工交回领用的办公用品和办公设备。 * 学习目标 学习内容 课后练习 了解办公设备采购程序、采购预算制定方法和办公资源调配方法，能够主持购买或租用办公设备，能够有效调配办公资源。 一、办公设备的采购程序 二、采购预算方案的制订 三、调配办公资源 （一）获得设备使用权的方式 （二）政府采购常识 （三）采购程序 （四）注意事项 1.提出购买申请 2.审批、落实经费 3.招标、选择供应商 4.签订供货合同 5.货物入库 6.支付货款 由需要购买设备的人或部门填写“办公设备申购表”，说明需要该设备的理由及具体的型号、数量等内容，并由部门领导签字。 签字（或盖章） 年 月 日 领导意见 主管签字（或盖章） 年 月 日 财务部门意见 主管签字（或盖章） 年 月 日 部门意见 申购理由 备注 单价 数量 规格型号 设备名称 序号 设备清单 申购部门 申购人 日期： 编号： 申请表填好后，交由财务部门进行综合平衡，确认采购经费来源。财务主管签字后交采购人员。 选择好供应商后，与其签订供货合同。合同中应详细规定所订购货物的型号、规格、数量等细节，约定交货方式与付款方式等，由双方签字盖章。同时，采购方向供应商出具正式的订货单。 回复时间： 审批日期： 审批签字： 供货方确认： 购货单位公章： 年 月 日 电话： 交货时间：