你个人的生产系统-创造你的新办公室.docVIP

第一部分 创造你的新办公室 你可能会想要雇用某个人来帮你做这件事，或者如果现在是你自己做这件事的话，你可能希望你某一位特别有组织能力的朋友来帮你。但无论你做哪一种选择，都要确定你能够让这一天充满快乐…… 第二步 彻底清理你的办公桌 这等于是给你一个重新开始的机会，体验一下这种感觉有多好。只要想想看，你每天开始工作的时候，办公桌都可以这么干净！你可能没有仔细地想过这个问题，但事实是，大半的人都没受过如何变得有组织的训练。所以，我们的目标之一，就是发展你的组织感，做为一种成功的习惯几乎是【可以给予你某种你喜欢或渴望的奖励的学习性行为】。既然我们的生活中充满了各习惯，特别是有时候在我们必须以[自动驾驶]操作生活，为什么不养成可以引导你走向成功的习惯呢？ 一旦你建立了有组织的习惯，就能得到生活的方向…..你会习惯有效用，不费力地完成许多事情，以及不愿意接受勉强的结果。 第二步 清除杂乱的东西 很多人留下堆积几年的杂志（或报纸），仿佛有一天会带着它们到一个热带岛屿，一次把它们看完。相信我们，我们以前也这么想，但是从来没实现过…..不知怎么回事，当你置身一个遥远、 具异国风情的热带岛屿时，看那些老杂志成了你会做的最后一项选择…..所以放弃这种想法吧。 我们知道在那些发黄的杂志堆中，有一些文章是你可能真的想要把留下来，等到有时间的时候再去看。如果是这样，还不如这么做：剪下这些文章，但是必须真的是你想要的，然后把它们放进你的未来要归档的档案夹。我们等一下会解释更多关于这个档案夹，以及怎么处理它的问题。 接头把这些剩下的杂志及报纸，丢到离你最近的资源回收中心去。对大部分人而言，这件工作就可以替你的办公室或工作区腾出一大片空间----而你会从环境的改善中得到更多的好处。 第三部 结合需要的项目，建立你的组织系统 这是你要重新出发所需要的日常用品目录。你可以在任何文具店或大型平价商店的办公室用品部门找到它们。如果在你居住的地区或国家找不到，写信给我们，我们会推荐可以直接邮寄这些商品给你们的供货商。 你所需要的日常用品： 三百个（或更多）适当大小的档案夹（注意：不要使用标准信纸或A4大小）。我们建议你使用北美洲法定的尺寸----澳洲、纽西兰、亚洲的大页纸大小。当组织成长的时候，你就会发现很多档案都是[法定/大页纸]的大小，小一点的档案夹就不适用，如果档案夹里的文件总 是露出边来，看起来会很不专业。 收件盒和送件盒。收进你的办公桌，送出你的工作区。 工作（档案收藏）箱（可以把法定/大页纸大小的档案夹宽松置入的） 空白的标签（贴在档案夹上用的） 桌上型档案架（让每天使用的档案夹维持站立的支架） 桌上型原子笔/铅笔/剪刀架 多种顔色的签字笔或制造卷标的机器 其他必须的日常用品/设备： 随手可以拿到或放在办公室里的档案柜 分隔已经完成的企画，或现在使用中研究数据的储藏柜（档案收藏盒）。上面必须贴上标签写明使用中，或日后备查。 随身携带的个人时间管理系统，写明每天的约会及需要追踪的讯息。 其他放在办公桌上的办公室必需品（你的专业或企业业务必须使用的工具，如计算器）。 第四部 制作档案夹标签 制作必须的档案夹标签，给桌上型档案架系统，以及联络便条或时间机器使用。下面我们会列出所有类型的档案夹，并在这一章里面详细介绍它们的用途。 在每一张【马尼拉纸】（这是在美国的用语）档案夹的标签上，用签字笔写上和下面这种类相关的标签： 在 办 公 桌 面 上 的 桌 上 型 档 案 架 标 签 ： 立即性档案 每天要处理的立即性事件档案 优先档案 创造营收与预算删减活动 给 的待议事项 和特定对象间的讯息/文件/信件 企画案： 进行中的企画名称，或一起工作的人名。完成之后你可以在上面著名日 期，置入储藏柜中，写下全部企画的完整历史。（我可以留下部分文件 备份，或是把所有的档案放入一个企画案中。） 要打的电话 需要你回电话给某人的文件/信件。 要回的信 需要你回信做响应的信件、文件