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办公室行文规范 一、通知要事： 通知工作主要分为打电话和发短信两种方式，无论使用哪一种方式均要注重礼貌用语，通知内容要保证信息准确前提下，将事件的时间、地点、干什么等交代清楚，基本形式如下： “主席/主任/部长您好，我是校会办公室的XXX，（打扰您了），通知您一件事：请您于明天晚上6:00到老大活参加部长级以上例会，收到请回复，谢谢。” 注意事项： 1.要保证发送号码正确性，称呼使用与通知事件的内容准确性。 2.当事件全部通知完毕，并已全部接受所发对象的回复信息后，要及时将工作情况反馈给负责此工作的副部长，如是否均有收到信息，是否有请假情况等。 3.若存在长时间未回复情况，需不超过三小时打电话将事件通知到位。 4.若存在对于信息掌握不全情况，不能够给予肯定回复的，均要向所负责此工作的副部长电话确认相关情况，不得自作主张。 5.尽量避免于早上7:30之前，晚上10:20之后发送信息或打电话通知事件。 二、活动简报： 每次大型活动的举办，都需要书写一份相关的活动简报，以便于老师同学对学校活动的了解，具体要求如下： 1.总标题为“**大学学生会工作简报”，华文中宋，小初，居中，红色；副标题为“第X期”，黑体，小四，居中；空一行后于第四行标明“**大学蒲河校区学生会办公室编”，仿宋GB2312，四号，加粗，左对齐，“2014年X月X日”，仿宋GB2312，四号，加粗，右对齐。 2.正文标题，华文中宋，三号，加粗，居中；正文，仿宋GB2312，四号，段落首行缩进2字符，行距1.5倍。 3.对于正文内容，首段为总写段落，概述活动时间、地点、参加活动的领导老师及学生干部等；尾段为总结段落，紧扣题目，升华主题；简报中心内容要对整体活动进行描写，活动是怎样发生的，干了什么，带来了怎样的影响等等。 4.正文结束后，空两行，右对齐附上“**大学蒲河校区学生会办公室”及“XXX编”。 三、会议记录： 小到部门内部会议，大到全体学生会大会，部长级以上会议均需要会议记录存档，对于会议记录，具体要求如下： 1.记录人需要准确填写“会议名称”、“时间”、“地点”、“主持人”、“记录人”、“应到人数”、“出席人数”、“缺席人数”以及“参加人员”、“会议内容”和“会议结果”。 2.会议内容方面，需依据当日开会内容进行概括总结，条理明晰，逻辑清楚，话语精简，内容字体为仿宋GB2312，四号。 四、表格制作： 表格制作方面，主要分为通讯录和签到表两个方向，均需要使用Excel表格进行制作，具体要求如下： 1.学生会成员通讯录表格，需有部门、职务、姓名、学院、联系方式，同一部门或同一职务要进行“合并后居中”，表格标题为华文中宋，加粗，居中，字号20-24不等，依据表格打印需要调整；“部门”、“职务”、“姓名”、“学院”、“联系方式”以及所有部门名称与职务均为仿宋GB2312,14号，加粗，两字同三字对齐；其余内容皆为仿宋GB2312,14号，居中，两字同三字对齐，全表除标题“所有框线”。 2.签到表的制作与通讯录的制作要求相同，需特别地在联系方式后额外增加一列“签到”即可。 3.表格制作完成后需进行“打印预览”，针对表格打印美观度，及时对表格的行高、列宽、页边距等进行设置，特别注意的是，在“页面设置”的“页边距”选项中，一定要选择“水平”以保证表格美观。 五、策划书写： 策划是每次活动举办的前提，也是一个活动发展的大致方向，它是一次活动能够成功举办的关键，每一份策划的书写都需要一下几个方面：活动背景，活动目的，活动主题，活动时间，活动地点，主办单位，活动内容，相关说明，经费预算，人员分配。行文标题，“XXX活动策划书”，华文中宋，小二，加粗，居中；正文，仿宋GB2312，四号，段落首行缩进2字符