公司参观接待流程和指引通用版本.doc

XXX参观接待流程和指引 前 言 [适用范围]：公司各部门 [规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。 xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一) 1、接待来访前期确认工作 1.1、来访时间及宾客信息确认 1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。 1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。 1.1.3需要确认接待的地点。 1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等） 1.1.5需要了解客户公司经营性质。 1.2、接待活动主题以及来访情况确认 1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。 1.2.2客户预期谈判的内容。 1.2.3明确此次来访带来的深远影响。 1.2.4根据上述确认此行活动的主题。 1.3、来访安排 1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。 1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。 1.3.3会议安排 客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。 1.4、资料稿件准备确认 1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。 1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。 1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。 1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。 1.5、成立接待小组（详情参见附件二） 根据每次接待情况的不同，组建接待小组。 1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。 1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。 1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。 1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。） 2、接待来访前期准备工作 2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三） 根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。 2.2、制定参观路线 2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。 2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。 2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。 2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。 2.3、公司整体布置（详情参见附表二） 2.3.1外部： ①欢迎横幅 ②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等） ③花篮/植物绿化 ④KT版签名墙 ⑤红地毯 （以上信息可以根据每次具体来访而定） 2.3.2内部： ①红地毯（按照参观区域布置红毯） ②植物/花盆装饰 ③果盘/茶水/咖啡 2.3.3特殊： ①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。 ②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。 ③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。 （以上信息可以根据每次具体情况而定） 2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二） 根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程： ①接待小组提出一定诉求； ②行政部门制作预算报价呈批； ③行政部获批后进行采购； ④根据要求进行布置/装饰。 *消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等） *循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等） *特殊用品（机器设备等） 2.5、员工面貌整理（详情参见附件四） 统一要求全体员工职业装接待。 2.6、人员安排（详情参见附表二） 2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。） 2.6.2各环节负责人 2.6.3礼仪人员 2.6.4其他人员 3、接待来访当日具体工作 3.1、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。 3.1.1车辆等级： ①一级——高级接待 *高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。 *高级轿车（奔驰、宝马等）。 ②二级——中级接待 *中级商务车（别克商务、日产商务等）。 *中级轿车（雷克萨斯、大众等）。 ③三级——普通接待 *普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。 *普通轿车/打车。 3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。 3.2、设备调试 产品设备调试： ①第一阶段：定下