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公文写作的基础知识与 常见问题分析 1、公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。 2、公文的特点 是特定的作者制定和发布的。 具有法定的现行执行效用。 具有规范的文体、结构和格式。 需要履行法定的程序。 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。 公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要； 不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。 。 2．通告 （1）功能 ? 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 3）分类 a. 法规性通告 b. 知照性通告 ? 通告不写抬头，无主送单位。 ? 通告与公告的区别 a. 内容重要性不同 b. 对发文机关限制性有较大不同 c. 发布范围有所不同 3．通知 （1） 功能 适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 （2） 分类 a.发布指示的通知 b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。 如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。 c.批转、转发文件的通知 d.晓谕性通知 e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别） 8、请示 （1）功能 运用于向上级机关请求指示、批准 （2）应用范围 a、遇到问题无法解决，需要上级指示 b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准 c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助 d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答 e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁 f、请上级领导参加活动，指导工作 （3）分类 a、请求指示的请示 b、请求批准的请示 ? 主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式 ? 只能主送上级机关，不能送领导者本人 ? 不得越级 请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话 ? 常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等） 以上两种为上行文 9.函 （1） 功能 适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （2） 分类 a. 公函和便函 b. 发函和复函 函是平行文，写法特别要注意用语分寸。 10．会议纪要 （1）功能 适用记载、传达会议情况和议定事项。 （2）分类 a. 决策型 b. 交流型 c. 研讨型 1．公文格式的组成 ? 公文格式的组成要素包括： （1）发文机关标识（版头、红头） （2）公文份数序号 （3）密级 （4）发文字号 （5）签发人（主要用于请示） （6）标题 （7）主送机关（内发可省略） （8）正文 （9）附件 （10）发文机关署名 （11）成文日期 （12）印章 （13）附注（此件发至 XX级） （14）主题词 （15）抄送单位 （16）印刷机关和印刷时间 ? 印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。 2．发文字号 ? 编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。 ? 注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。 3．公文标题 ? 标准式：发文机关+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。 ? 特殊形式： （1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》 （2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。 4．成文日期 ? 成文日期确定原则： （1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的，以签发日期为准。 （3）联合行文