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第六章 会务工作 第一节 会议的基本知识 一、会议的含义： 会议是指三人以上的有关人员，在法律范围内在指定的时间和地点，有组织地聚集在一起，就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。 二、会议的要素 组织者 与会者 主持人 议题 名称 时间 会期 会议地点 三、会议的分类 按会议规模分：大型会议、中型会议、小型会议。 按与会者的身份分：干部会议、群众会议、党员会议、团员会议等 按会议的目的分：说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议、创意会议。 会议的分类 按会议的形式分：圆桌会议、公开讨论会议、议会型会议、头脑风暴会议、远程电信会议（利用计算机、传真、电子黑板及各种人机通信组合系统召开的会议） 按会议级别分：中央级会议、省级会议、地市级会议、县级会议、区级会议、乡级会议。 四、会议的功能 是发扬民主，密切干群关系，实行管理和领导的一种重要工具 是有效聚集集体的智慧和力量，实现科学决策的重要途径 是贯彻政策、布置任务的重要方法 是进行信息沟通、协调各方面关系的重要手段。 第二节 会议准备工作 1、会议计划 2、会议成本预算 3、办理会议报批手续 4、准备会议文件、用品 5、拟定会议议程、程序 6、会场准备(会场布置、主席台席位、会场设施、其他准备) 7、发送会议通知 1、会议计划 （1）安排会议主题或议题 （2）确定会名、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单 （3）拟订会议的时间与会期 （4）拟订会议日程安排 （5）成立会议的筹备组织 ①秘书组。负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工作。并负责会议通知和组织工作，负责报到、编排会议议程、日程及分组、安排座次等事项。 ②组织组。承办代表资格审查工作和选举方面工作；起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票，印发候人情况介绍或简历等。 ③信息组。负责小组讨论时委员发言的记录和简报、快报的编写、印发；受理委员反映的意见、建议；受理委员和人民群众来信。 ④提案组。负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案。 ⑤宣传组。负责会议的对外宣传工作，制定会议的宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资料的录制和管理工作等。 ⑥后勤接待组。负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理、现场急救等方面的工作。 ⑦保卫组。主要负责会议期间的安全保卫工作。 2、会议成本计算方法 计算会议成本的简便公式是： 会议成本=2A×P×T 式中：A为与会者的平均工资的3 倍；P为与会人数；T为会议进行时间。 平均工资之所以要乘以3，主要是因为劳动产值远比平均工资高得多。再乘以2 是因为开会使正常工作停顿，从而影响工作的连续性，损失应该以2 倍计算。 4、会议文件准备 （1）开幕词 （2）工作报告 （3）发言稿 （4）闭幕词 （5）其他会议文书：会议通知、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、分组名单、通讯录、工作人员名单等 会议文件的准备程序：领导授意 秘书起草 领导审阅 秘书修改 领导签发 打印制作 5、议程和程序 议程：会议常由一个或几个相关议题。若有多个议题，应根据这些议题的内容联系、主次、先后排列次序这就是议程，印成文书就是议程表。 如：某公司职工代表大会议程表 1.审议2008年总结； 2.讨论2009年工作计划 3.审议并通过2008年财政决算及2009年财政预算 4.增选职工代表 程序 一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目。 如：一般的会议程序安排 会议开始 奏乐 致开幕词 小组或代表发言 小组讨论 致闭幕词 宣布会议结束 会场布局图1 会议场地布置 大型会议 中小型会议 会场布局图2 会场布局照片2 会场布局图3 会场布局照片4 会场布置照片5 第二节 会议中的工作 一、会场的组织与服务 1、与会人员的签到工作 2、材料发放 3、联络工作 4、会场服务 二、会议进程控制 1、会议讨论偏离议程 2、会议决定片面 3、与会者沉默，没有气氛 4、会议决定与现行政策或规定相抵触 5、发言人时间超时，影响会议进程 三、会议信息的收集与编发 （一）会议信息工作的基本程序：