高效会议管理技巧-学员版概要精选.pptVIP

案例研究: 会议情节 小组讨论: 1) 会议的目的是什么? 2) 会议的前因后果是什么？ 3) 会议的预期结果是什么？ 4) 列出议事项目 5) 约翰的领导才能如何? 什么方面有效/无效? 活动－ 会 议 备 忘 录 以下是工段长和经理每周工作总结例会。经理克里斯要求大家作笔记。会议开始后，克里斯便开始讨论议事项目。 克里斯：大家好。本周我们的产量只达到了预定产量的89%，任务没完成的主要原因是什么? 约翰：周四下午机械手出现故障，因此我们至少少生产了十辆汽车。 克里斯：我们采取了哪些对策？ 彼得：( 维修班长) 我正在编制下周的维护日程安排，下周二就可以修复。 玛丽：我那条生产线供料出了故障，2个多小时内就有几次暗灯呼叫信号。材料部正在调查故障的原因，我也会继续追问，下周一就能有结果了。 克里斯：大家知道，我们计划在下周末增产10％，你们看完成这个目标有没有什么问题？ 罗伯特：我班组的几个人正在休假，今天史蒂芬又请了病假，他要三周后才能拆掉石膏，恐怕我得需要几个人手帮忙。 克里斯：好，其他几位也看看你们的人员情况，如果能抽出人手，就通知一下罗伯特。另外，最迟下星期一下班前把你们各组的人数告诉我。还有其它问题吗？ 全体：没有了。 续—— 克里斯：本周，终检查到的质量问题减少了。干得不错！不过，我们仍存在一个严重的问题，就是7号ΔC 点的扭矩值。 超过车辆误差极限的 4％。山姆，这是您的工区，能不能在下周一汇报一下您对此采取的对策？ 山姆：可以。 克里斯：本周，我们没发生任何可能造成损失或事故的事情，我们所采取的对策和培训看来起作用了 。我们怎样才能继续保持和发扬这种 优异成绩呢？ 珍妮：我想应该在信息中心设一个大的目视控制器，这样所有的人都能看见。 鲍勃：你的意思是说和质量中心的一样吗？ 珍妮：是的，差不多吧。不过可能还得做些改进以适应我们的需要。 克里斯：谁愿意负责这事？ 珍妮：我愿意，我对这事很感兴趣。 克里斯：下周五，29日前可以吧，不过请随时告诉我工作的进度。 鲍勃：珍妮，我对此有一 些想法，或许我能帮你忙。 续—— 克里斯：下周一将有55名新成员加入到我们中来，大家的培训计划准备好了吗？ 全体：准备好了。 罗伯特：培训计划需要包括所有的课程，还是只包括他们要学的第一部分？ 克里斯：当然第一次课程越细越好，至少也需要列出其它课程的纲要，下周三能准备好吗？ 罗伯特：没问题。 克里斯：好，在会议结束前，大 家还有没有其它问题？ 全体：没有 。 最后，布莱克宣布会议结束，并祝大家周末愉快。 小组练习 附上的会议议程表，各小组学员可以用它记录以下会议中的记录/ 措施（做一个会议备忘录）。 分析以上的会议情况，各小组在组长的带领下完成作业，并派一名代表展示成果。看哪个小组完成较好！ 谢谢各位 ! 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * 控制会议的进程 你只是用语言方式控场的？ 主持人对会议进程非常了解，对于遇到各种不同的参与者，主持人使用的具体办法适时调整会议节奏： 1、语言方式：比如。。。 2、非语言方式：比如。。。 与会者的职责 有备而来； 投入讨论； 清楚地和积极地提出观点； 切中主题－不要离题； 避免夸夸其谈； 避免重复； 鼓励批评性的意见； 集中于基本点； 考虑别人的意见； 提供折衷意见； 倾听； 协助主持人以取到会议的预期结果。 良好的 参与意识 第五讲：应对与处理会议中难题 只要有机会就讲个没完的人 讲故事（和讨论的主题无关）； 讲了很长时间才进入主题； 讲的太模糊，没有具体事例； 拒绝倾听别人的观点，只管自己讲。 有机会就说，而且不停地说！——喜欢说 “蝉”的特点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 总喜欢否定或攻击别人的人 有攻击别人的倾向； 总是给予消极的、否定的意见。 鲨 鱼 的 特 点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 比较自我且防卫性强的人 驴 的 特 点 过于敏感，不太说话，抵制别人； 防卫性很强，心中有面“墙”，比较倔强； 比较自我，不能站在别人的立场看问题。 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 发言时经常谈其它话题的人 质疑正在使用的程序（跳来跳去）； 总是提议不同的程序或建议； 弄不好会把会议带向歧途。 兔 子 的 特 点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 开会时心无所谓、不投入的人 开会的同时一并做别的工作； 私自进入小团体讨论； 时常接电话； 瞌